Bagaimana cara menulis surat bisnis dengan benar? Jenis dan Struktur Penulisan Bisnis

Bagaimana cara menulis surat bisnis yang tidak akan hilang dalam "sampah informasi" dan akan dibaca? Aturan, rekomendasi, contoh

Isi

Kata itu adalah alat bisnis yang terjangkau. Di dunia bisnis, tidak mungkin menemukan seseorang yang tidak mau menggunakan kata dalam pekerjaannya.

Bisnis modern secara bertahap berubah menjadi bisnis dalam korespondensi. Dengan bantuan surat - komunikasi elektronik atau tradisional dengan pelanggan, mitra bisnis, pengusaha terjadi. Surat itu memposisikan penulis baik sebagai seorang profesional, atau sebagai orang yang tidak layak untuk melanjutkan hubungan.

Seorang profesional harus dapat menulis

jernih
langsung
dengan sungguh -sungguh
menarik

Dan tidak akan pernah terlambat untuk mempelajari ini. Kami mulai dengan dasar -dasarnya: kami memahami perbedaan antara bisnis dan penulisan biasa.

Apa perbedaan surat resmi dari yang biasa? Spesifik dari surat bisnis

Surat adalah teks pendek dalam satu atau dua halaman, yang tujuannya adalah untuk menyampaikan kepada informasi penerima tentang sesuatu.

Sifat informasi dan hubungan antara pengirim dan penerima surat membagi korespondensi menjadi

bisnis (formal)
pribadi (informal)

Surat bisnis ditandai oleh:

laconicism
ketepatan
argumentasi dan Logika
informasi
netralitas evaluatif dan emosional
standardisasi:
formulir resmi digunakan
pidato pidato yang berkelanjutan, istilah dan konstruksi kantor khusus digunakan
jumlah topik-1-2
ditargetkan
subordinasi yang jelas (jika perlu)

Jenis penulisan bisnis apa yang ada?

Jenis surat bisnis menentukan

1. Tujuan dari ejaannya

Tujuan komersial

Anda ingin membuat kesepakatan dan menawarkan kondisi spesifiknya-buat tolak huruf (penawaran) untuk penerima

Jika Anda belum memutuskan ketentuan transaksi yang dapat diterima untuk Anda, kirim surat
Ingin memberi tahu penerima pelanggaran kewajiban Anda berdasarkan kontrak di pihaknya? Buat surat ejaan (keluhan)

Tujuan non -program

Terima kasih dalam surat berterima kasih
Konfirmasikan kewajiban Anda dengan surat garansi, dan persetujuan Anda dengan konfirmasi surat
Tulis Surat Informasi Jika Anda berpikir bahwa informasi Anda akan menarik bagi penerima
Ingat perjanjian penting, kewajiban, hukuman dengan surat-surat
Selamat dalam surat, minta surat, belasungkawa dalam surat-surat
Jika Anda perlu mengirim dokumen penting atau nilai materi, pastikan untuk membuat surat lamaran untuk kargo Anda

2. Penerima

Jika Anda menyampaikan surat itu kepada beberapa penerima sekaligus, maka Anda membuat surat melingkar

3. Konten

Surat Anda dapat memengaruhi beberapa topik secara bersamaan yang secara otomatis membuatnya multi -versed

4. Struktur

Surat yang diatur menunjukkan persiapan bagian teks dari surat itu menurut model tertentu, dan yang tidak ditanami adalah presentasi gratis

5. Bentuk Keberangkatan

di dalam amplop
elektronik
dengan faks

Struktur Penulisan Bisnis: Pendahuluan, Bagian Utama, Kesimpulan

Struktur penulisan bisnis standar membutuhkan pertimbangan yang lebih menyeluruh.

Surat yang dieksekusi dengan benar harus sesuai dengan skema berikut:

Mari kita pertimbangkan secara lebih rinci beberapa poin dari skema ini:

1. Judul

Sebagai aturan, ini adalah presentasi singkat tentang topik penulisan.

PENTING: Buat judul dengan benar jika Anda ingin penerima membaca surat Anda.

Tidak adanya judul dalam korespondensi bisnis adalah karakteristik pemula yang tidak memiliki keterampilan korespondensi bisnis dasar.

2. Banding

memiliki bentuk tradisional "sayang"
ditulis dengan huruf kapital di tengah baris

Penting: Penggunaan singkatan dalam sirkulasi dilarang!

3. Presambula

memperkenalkan penerima ke ide utama surat itu
mempersiapkan penerima untuk persepsi yang benar tentang informasi selanjutnya yang ditetapkan dalam surat tersebut

4. Bagian utama dari teks ini mendukung ide kunci yang ditetapkan dalam pembukaan

Di bagian surat ini

anda dengan jelas menunjukkan esensi kalimat/sirkulasi
berikan argumen: fakta, angka, spesifik lain tentang topik surat tersebut. Pendapat ahli, pengalaman positif/negatif

Untuk kenyamanan pembenaran, skema berikut dapat digunakan:

Penting: Paragraf terakhir harus berisi frasa yang menunjukkan langkah tertentu atau hasil yang diharapkan dan mendorong penerima untuk bertindak

5. Kesimpulan:

6. Di jendela "Tanda Tangan", informasi tentang penerima harus menunjukkan:

judul pekerjaan
Nama lengkap

Bagaimana tidak membuat kesalahan dalam memilih gaya huruf?

Dalam korespondensi bisnis, Anda harus terus -menerus membuat pilihan mengenai gaya penulisan dan nada komunikasi dengan penerima. Seberapa kering, resmi formal atau, sebaliknya, hidup, hangat, manusia seharusnya pesan Anda?

Gaya pribadi dalam korespondensi bisnis menekankan kualitas individu seseorang yang menulis surat
Saat menggunakan gaya formal, fakta disajikan dan atas dasarnya, kesimpulan yang sesuai ditarik
Gaya pribadi melibatkan komunikasi penulis surat dan penerima dengan pijakan yang sama
Gaya formal menunjukkan subordinasi dan kekuatan yang jelas yang dengannya pembaca surat itu dipaksa untuk memperhitungkan

Untuk memilih gaya komunikasi yang tepat dalam surat bisnis, pikirkan:

dalam kategori berat apa Anda dan penerima Anda
anda ingin setuju dengan cara yang baik atau melangkah

Bagaimana cara mematuhi gaya yang dipilih?

Gaya pribadi

Kehadiran kata ganti pribadi: Saya, kami, Anda
Misalnya: Saya minta maaf kepada Anda dan dengan tulus berharap kesalahan seperti itu tidak akan lagi diulangi
Banding dan Permintaan Langsung
Misalnya: Tolong, jangan tinggalkan hal -hal pribadi Anda tanpa pengawasan
Menggunakan ekspresi evaluatif emosional: bintang muda, kegagalan memekakkan telinga

Gaya formal

Mengganti kata ganti pribadi kata benda abstrak
Misalnya: Administrasi bioskop membawa permintaan maaf yang tulus karena telah mengubah jadwal sesi malam
Mengganti banding dan permintaan pribadi berdasarkan pernyataan
Misalnya: tolong jangan tinggalkan barang pribadi tanpa pengawasan
Menggunakan Kanselir yang Diterima secara umum: Saya membawanya ke pengetahuan Anda, karena fakta itu

Gaya formal secara kategoris tidak cocok jika Anda menyusun letter-bastard atau surat-surat letter-letter, yaitu, surat-surat bisnis di mana perasaan harus diungkapkan. Dalam situasi di mana Anda menulis pertanyaan surat atau penawaran surat untuk mematuhi gaya pribadi dengan lebih baik.

Apa itu hama surat dan bagaimana menulisnya? Apa bedanya dengan jenis huruf lainnya?

Penting: Saat menyusun surat, fokuskan perhatian penerima pada tindakan apa yang Anda harapkan darinya. Juga menunjukkan istilah spesifik untuk implementasi tugas yang Anda tetapkan.

Template Template akan membantu membuatnya dengan benar:

Apa itu surat-off dan bagaimana menulisnya?

Ada dua jenis huruf-wol:

surat-Otkaz
surat dengan jawaban positif

Persiapan kedua jenis huruf memiliki dua aturan umum (asalkan surat inisiatif disusun dengan benar):
1. Kosakata dan pergantian pidato dari surat inisiatif disimpan dalam huruf-offset
2. Dalam teks huruf-jawaban, seharusnya tidak ada informasi tentang

tanggal Kompilasi Surat Inisiatif
masalah pendaftarannya

Contoh surat yang baik hati dan benar dari formasi diberikan di bawah ini:

Namun, penolakan seharusnya tidak selalu lunak. Ada situasi ketika gaya komunikasi yang ketat dan ketat diperlukan. Di bawah ini adalah templat untuk huruf-madu untuk semua kesempatan: dari sulit menjadi lunak:

Surat Informasi: Perbedaannya dari Menulis dan Menulis Tulisan

Surat informasi multifungsi:

laporan (misalnya, tentang mengubah harga dalam daftar harga)
menginformasikan (pada pemilihan ulang anggota dewan direksi)
beri tahu (tentang pengiriman barang)
menyatakan (tentang niat)
mengkonfirmasi (penerimaan barang)
mengingatkan (tentang memenuhi kewajiban yang dilakukan berdasarkan kontrak)
mengiklankan dan menginformasikan (tentang perusahaan secara umum, tentang barang / jasa khususnya)

Mungkin masalah yang paling mendesak saat ini adalah pertanyaan tentang bagaimana cara mengkompilasi surat iklan dan informasi dengan benar.

Rencana surat penjualan disajikan dalam skema:

Saat menyusun surat, pastikan untuk menggunakan poin -poin berikut:

Janji
Pembenaran
Harga masalah
Panggilan untuk bertindak

Surat yang sudah selesai mungkin terlihat sebagai berikut:

Bagaimana Anda tidak bisa menulis surat bisnis? Contoh kesalahan khas

1. Kurangnya struktur
2. Kehadiran dalam teks surat bahasa gaul atau kosa kata informal
3. Desain yang tidak akurat
4. Kelimpahan kesalahan ejaan, sintaksis, gaya
5. Ketidakhadiran dalam Surat Fakta yang Dapat Diandalkan, Informasi Objektif
6. Pelanggaran Aturan Dasar Kesopanan (terutama dalam surat-surat)
7. Penggunaan penawaran besar dan tidak dapat dipahami dalam teks
8. Kurangnya logika dalam penyajian material
9. Kurangnya decoding singkatan
10. Kabur umum teks jika terjadi kompilasi tanpa tujuan

Apa lagi yang perlu Anda ketahui tentang surat bisnis?

1. Untuk korespondensi bisnis modern, metode struktur blok teks digunakan.
Metode ini menghemat waktu dan mendukung gaya umum dari semua dokumentasi bisnis. Fitur karakteristik dari metode ini adalah tanda baca terbuka atau tidak adanya titik/koma (misalnya, saat daftar dekorasi)

2. Untuk judul huruf, font dapat digunakan tanpa stek (misalnya, Arial). Font seperti itu pada tingkat bawah sadar dianggap stabil dan menyeluruh

3. Dalam teks utama, font dengan stek (Times News Roman) harus digunakan. Berkat serif, mata bergerak lebih mudah dari surat ke surat itu, yang membuat proses membaca lebih cepat