Как да пиша правилно бизнес писма? Видове и структура на бизнес писане

Как да напиша бизнес писмо, което няма да бъде изгубено в „Информационен боклук“ и ще бъде прочетено? Правила, препоръки, примери

Съдържание

Думата е достъпен бизнес инструмент. В света на бизнеса е невъзможно да се намери човек, който не би използвал думата в работата си.

Съвременният бизнес постепенно се превръща в бизнес в кореспонденция. С помощта на писма - електронна или традиционна - комуникация с клиенти, бизнес партньори, работодатели се извършва. Писмото позиционира автора или като професионалист, или като човек, с когото не си струва да продължи връзката.

Професионалист трябва да може да пише

ясно
незабавно
усърдно
интересно

И никога няма да е късно да научите това. Започваме с основите: разбираме разликата между бизнеса и обикновеното писане.

По какво се различава официалното писмо от обичайното? Спецификата на бизнес писмото

Писмото е кратък текст на една или две страници, чиято цел е да се предаде на информацията за адресацията относно нещо.

Естеството на информацията и връзката между подателя и получателя на писмото разделят кореспонденцията на

бизнес (официален)
личен (неформален)

Бизнес писмото се характеризира с:

лаконизъм
точност
аргументация и логика
информация
оценка и емоционална неутралитет
стандартизация:
използват се официални формуляри
устойчиви изказвания на речта, се използват специални условия и конструкции
брой теми-1-2
целенасочени
ясно изразено подчинение (ако е необходимо)

Какви видове бизнес писане съществуват?

Видът на бизнес писмото определя

1. Целта на правописа му

Търговски цели

Искате да сключите сделка и да предложите специфичните му условия-поправете писмо (оферта) за адреса

Ако не сте решили условията на транзакцията, приемливи за вас, изпратете писмо
Искате ли да информирате вашия адресат за нарушение на задълженията по договора от негова страна? Направете писмо за заклинание (жалба)

Цели с нестопанска цел

Благодаря ви в благодарно писмо
Потвърдете задълженията си с гаранционно писмо и съгласието си с потвърждение на писма
Напишете информационни писма, ако смятате, че вашата информация ще бъде интересна на адреса
Спомнете си важни споразумения, задължения, санкции с писма отреждането
Поздравления в писма, поискайте писма, съболезнования в писма-сори
Ако трябва да изпратите важни документи или материални стойности, не забравяйте да направите мотивационно писмо за вашия товар

2. Получател

Ако се обърнете към писмото до няколко получатели наведнъж, тогава правите кръгово писмо

3. Съдържание

Вашата буква може да засегне няколко теми едновременно, което автоматично го прави мулти -обърнато

4. Структура

Регулираните писма предполагат подготовката на текстовата част на буквата според определен модел, а безземените са от безплатно представяне

5. Форма на заминаване

в плика
електронен
по факс

Структура на писането на бизнес: Въведение, основна част, заключение

Структурата на стандартното бизнес писане изисква по -задълбочено разглеждане.

Правилно изпълнената буква трябва да съответства на следната схема:

Нека разгледаме по -подробно някои точки от схемата:

1. Заглавие

По правило това е кратко представяне на темата за писането.

Важно: Направете заглавието правилно, ако искате адресателят да прочете писмото ви.

Липсата на заглавия в бизнес кореспонденцията е характерно за начинаещите, които нямат умения за елементарна бизнес кореспонденция.

2. Обжалване

има традиционна форма "скъпа"
написано с главно писмо в средата на линията

Важно: Използването на съкращения в обращение е забранено!

3. Пресамбула

представя адресаца с основната идея на писмото
подготвя адресаца за правилното възприемане на последващата информация, посочена в писмото

4. Основната част на текста обосновава ключовата идея, изложена в преамбула

В тази част на писмото

ясно посочвате същността на изречението/циркулацията
дайте аргументите: факти, числа, други специфики по темата на писмото. Експертно мнение, собствен положителен/отрицателен опит

За удобството на оправданието може да се използва следната схема:

Важно: Последният параграф трябва да съдържа фраза, указваща конкретна стъпка или очакван резултат и да насърчава адресаца към действие

5. В заключение:

6. В прозореца „Подпис“ информацията за адресаца трябва да посочи:

длъжност
Пълно име

Как да не допусна грешка при избора на стил на писмо?

В бизнес кореспонденцията постоянно трябва да правите избор по отношение на стила на писане и тона на комуникация с адресаца. Колко сухо, официално официално или, обратно, да живеете, топло, човек трябва да бъде вашето послание?

Личният стил в бизнес кореспонденцията подчертава индивидуалните качества на човек, който е написал писмо
При използване на официален стил се представят факти и на тяхна основа се правят съответните заключения
Личният стил включва комуникацията на автора на писмото и адресаца на равна основа
Официалният стил демонстрира ясна подчинение и сила, с която читателят на писмото е принуден да смята

За да изберете правилния стил на комуникация в бизнес писмо, помислете:

в какви категории на теглото сте вие \u200b\u200bи вашият адресат
искате да се съгласите по добър начин или да поставите темп

Как да се придържаме към избрания стил?

Личен стил

Присъствието на лични местоимения: Аз, ние, вие
Например: Извинявам се на вас и искрено се надявам, че подобни грешки вече няма да се повтарят
Директни обжалвания и искания
Например: Моля, не оставяйте личните си неща без надзор
Използване на емоционални оценъчни изрази: звездна младост, оглушителен провал

Официален стил

Подмяна на лични местоимения абстрактни съществителни съществителни
Например: администрацията на киното носи искрените си извинения за промяна на графика на вечерни сесии
Подмяна на лични обжалвания и искания по изявления
Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
Използване на общоприетите канцеларии: Прилагам го до ваше знание, поради факта, че

Официалният стил категорично не е подходящ, ако съставяте букви или буква от букви, тоест тези бизнес писма, в които чувствата трябва да се изразяват. В ситуация, в която пишете по-добър въпрос или по-добре да се придържате към личен стил.

Какво е буквен-вест и как да го напиша? По какво се различава от другите видове букви?

Важно: Когато изготвяте писмо, съсредоточете вниманието на адресителя върху точно какви действия очаквате от него. Също така посочете конкретни условия за изпълнение на задачите, които задавате.

Шаблонът шаблон ще ви помогне да го направите правилно:

Какво е изключване и как да го напиша?

Има два вида букви:

letter-Otkaz
писмо с положителен отговор

Подготовката на двата вида писма има две общи правила (при условие че писмото на инициативата е съставено правилно):
1. Речникът и оборотът на речта на писмото за инициатива са запазени в набора от букви
2. В текста на писмото за отговор не трябва да има информация за

датата на съставяне на писмото за инициатива
неговият проблем за регистрация

Пример за доброжелателно и правилно писмо от формацията е даден по -долу:

Отказът обаче не винаги трябва да е мек. Има ситуации, когато е необходим строг и строг стил на комуникация. По-долу е шаблон за писма-памет за всички случаи: от твърд до мек:

Информационно писмо: Разликата му от писане и писане на писания

Информационното писмо е многофункционално:

отчети (например за промяна на цените в ценовите списъци)
информира (за повторно избиране на членове на Съвета на директорите)
уведомява (за изпращането на стоки)
декларира (относно намеренията)
потвърждава (получаване на стоки)
напомня (за изпълнение на задълженията, поети по договора)
рекламира и информира (за компанията като цяло, за стоки / услуги по -специално)

Може би най -належащият проблем днес е въпросът как правилно да се компилира писмо за реклама и информация.

Планът на писмото за продажба е представен в схемата:

Когато компилирате буква, не забравяйте да използвате следните точки:

Обещание
Обосновка
Цената на емисията
Призив за действие

Готовата буква може да изглежда както следва:

Как не можете да пишете бизнес писма? Типични примери за грешки

1. Липса на структура
2. Присъствието в текста на буквата на жаргони или неформален речник
3. Неточен дизайн
4. Изобилие от правопис, синтактични, стилистични грешки
5. Отсъствието в буквата за надеждни факти, обективна информация
6. Нарушаване на елементарните правила за учтивост (особено при претенции за писма)
7. Използването на обемни и неразбираеми оферти в текста
8. Липса на логика в представянето на материала
9. Липса на съкращения за декодиране
10. Общо замъгляване на текста в случай на безцелна компилация

Какво друго трябва да знаете за бизнес писма?

1. За съвременната бизнес кореспонденция се използва методът на блоковата структура на текста.
Този метод спестява време и подкрепя общия стил на цялата бизнес документация. Характерна характеристика на метода е отворена пунктуация или липса на точки/запетаи (например, когато декорира списъци)

2. За заглавие на писмото може да се използва шрифт без резници (например Arial). Такъв шрифт на подсъзнателно ниво се възприема като стабилен и задълбочен

3. В основния текст трябва да се използват шрифтове с резници (Times News Roman). Благодарение на серифите, очите се движат по -лесно от буквата към буквата, което прави процеса на четене по -бърз