როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილები სწორად? ბიზნესის წერის ტიპები და სტრუქტურა

როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი, რომელიც არ დაიკარგება "ინფორმაციის ნაგავში" და წაიკითხავთ? წესები, რეკომენდაციები, მაგალითები

კმაყოფილი

სიტყვა არის ხელმისაწვდომი ბიზნეს ინსტრუმენტი. ბიზნეს სამყაროში შეუძლებელია იპოვოთ ადამიანი, რომელიც არ გამოიყენებს სიტყვას მის საქმიანობაში.

თანამედროვე ბიზნესი თანდათანობით იქცევა საქმიანობაში კორესპონდენციით. წერილების დახმარებით - ელექტრონული ან ტრადიციული - კომუნიკაცია მომხმარებლებთან, ბიზნეს პარტნიორებთან, დამსაქმებლებთან. წერილი ავტორია როგორც პროფესიონალი, ან როგორც პირი, რომელთანაც არ ღირს ურთიერთობის გაგრძელება.

პროფესიონალს უნდა შეეძლოს წერა

გასუფთავება
დაუყოვნებლივ
გულმოდგინედ
საინტერესო

და ამის სწავლა არასდროს გვიან არ იქნება. ჩვენ ვიწყებთ საფუძვლებს: ჩვენ ვხვდებით განსხვავებას ბიზნესსა და ჩვეულებრივ მწერლობას შორის.

როგორ განსხვავდება ოფიციალური წერილი ჩვეულებრივი? საქმიანი წერილის სპეციფიკა

წერილი არის მოკლე ტექსტი ერთ ან ორ გვერდზე, რომლის მიზანია ადრესატის ინფორმაციის გადმოცემა რაიმეს შესახებ.

ინფორმაციის ბუნება და გამგზავნსა და წერილის მიმღებს შორის ურთიერთობა

ბიზნესი (ოფიციალური)
პირადი (არაფორმალური)

ბიზნეს წერილს ახასიათებს:

ლაკონიზმი
სიზუსტე
არგუმენტი და ლოგიკა
ინფორმაცია
შეფასების და ემოციური ნეიტრალიტეტი
სტანდარტიზაცია:
გამოიყენება ოფიციალური ფორმები
გამოყენებულია მეტყველების მდგრადი გამოსვლები, სპეციალური ოფისის ტერმინები და კონსტრუქციები
თემების რაოდენობა -1-2
მიზნობრივი
აშკარად გამოხატული დაქვემდებარება (საჭიროების შემთხვევაში)

რა ტიპის ბიზნეს წერა არსებობს?

საქმიანი წერილის ტიპი განსაზღვრავს

1. მისი მართლწერის მიზანი

კომერციული მიზნები

გსურთ გარიგება გააკეთოთ და შესთავაზოთ მისი სპეციფიკური პირობები, რომლითაც ადრესატისთვის ასო (შეთავაზება)

თუ თქვენ არ გადაწყვიტეთ თქვენთვის მისაღები გარიგების პირობები, გაგზავნეთ წერილი
გსურთ აცნობოთ თქვენს ადრესატს ხელშეკრულებით გათვალისწინებული ვალდებულებების დარღვევის შესახებ? გააკეთე მართლწერის წერილი (საჩივარი)

არაკომერციული მიზნები

მადლობას გიხდით მადლიერ წერილში
დაადასტურეთ თქვენი ვალდებულებები საგარანტიო წერილით და თქვენი თანხმობა წერილის დადასტურებით
დაწერეთ ინფორმაციის წერილები, თუ ფიქრობთ, რომ თქვენი ინფორმაცია საინტერესო იქნება ადრესატისთვის
გაიხსენეთ მნიშვნელოვანი შეთანხმებები, ვალდებულებები, ჯარიმები წერილებთან ერთად
გილოცავთ წერილებს, ითხოვეთ წერილები, სამძიმარი ასოებით
თუ თქვენ გჭირდებათ მნიშვნელოვანი დოკუმენტების ან მატერიალური მნიშვნელობების გაგზავნა, დარწმუნდით, რომ გააკეთეთ სამოტივაციო წერილი თქვენი ტვირთისთვის

2. მიმღები

თუ წერილს ერთდროულად რამდენიმე მიმღებს მიმართავთ, მაშინ წრიულ წერილს აკეთებთ

3. შინაარსი

თქვენს წერილს შეუძლია გავლენა მოახდინოს ერთდროულად რამდენიმე თემაზე, რაც ავტომატურად ხდის მას მრავალმხრივ

4. სტრუქტურა

რეგულირებული ასოები გვთავაზობს წერილის ტექსტის ნაწილის მომზადებას გარკვეული მოდელის მიხედვით, ხოლო დაუსაბუთებლები უფასო პრეზენტაციაა

5. გამგზავრების ფორმა

კონვერტში
ელექტრონული
ფაქსით

ბიზნესის წერის სტრუქტურა: შესავალი, მთავარი ნაწილი, დასკვნა

სტანდარტული ბიზნესის წერის სტრუქტურა მოითხოვს უფრო საფუძვლიან განხილვას.

სწორად შესრულებული წერილი უნდა შეესაბამებოდეს შემდეგ სქემას:

უფრო დეტალურად განვიხილოთ სქემის რამდენიმე წერტილი:

1. სათაური

როგორც წესი, ეს არის წერის თემის მოკლე პრეზენტაცია.

მნიშვნელოვანია: გააკეთეთ სათაური სწორად, თუ გსურთ, რომ ადრესატმა წაიკითხოს თქვენი წერილი.

ბიზნესის კორესპონდენციის არარსებობა დამახასიათებელია დამწყებთათვის, რომელთაც არ აქვთ დაწყებითი ბიზნესის კორესპონდენციის უნარები.

2. მიმართვა

აქვს ტრადიციული ფორმა "ძვირფასო"
დაწერილი კაპიტალური წერილით ხაზის შუაგულში

მნიშვნელოვანია: ცირკულაციაში აბრევიატურების გამოყენება აკრძალულია!

3. პრესამბულა

წარუდგენს ადრესატს წერილის მთავარ იდეას
ამზადებს ადრესატს წერილში მითითებული შემდგომი ინფორმაციის სწორი აღქმისათვის

4. ტექსტის ძირითადი ნაწილი ასაბუთებს პრეამბულაში მითითებულ მთავარ იდეას

წერილის ამ ნაწილში

თქვენ ნათლად მიუთითებთ წინადადების/მიმოქცევის არსს
მიეცით არგუმენტები: ფაქტები, რიცხვები, სხვა სპეციფიკა წერილის თემასთან დაკავშირებით. ექსპერტიზის მოსაზრება, ფლობს დადებით/უარყოფით გამოცდილებას

დასაბუთების მოხერხებულობისთვის, შემდეგი სქემის გამოყენება შესაძლებელია:

მნიშვნელოვანია: ბოლო აბზაცი უნდა შეიცავდეს ფრაზას, რომელშიც მითითებულია კონკრეტული ნაბიჯი ან მოსალოდნელი შედეგი და წაახალისეთ ადრესატის მოქმედება

5. დასასრულს:

6. "ხელმოწერის" ფანჯარაში, მისამართის შესახებ ინფორმაცია უნდა მიუთითოს:

თანამდებობა
Სრული სახელი

როგორ არ დავუშვათ შეცდომა ასოების სტილის არჩევისას?

საქმიანი მიმოწერაში, თქვენ მუდმივად უნდა გააკეთოთ არჩევანი წერის სტილთან დაკავშირებით და ადრესატთან კომუნიკაციის ტონთან დაკავშირებით. რამდენად მშრალი, ოფიციალური ოფიციალური პირი ან, პირიქით, ცოცხალი, თბილი, ადამიანი უნდა იყოს თქვენი მესიჯი?

პირადი სტილი ბიზნესის მიმოწერა ხაზს უსვამს პირის ინდივიდუალურ თვისებებს, რომელმაც წერილი დაწერა
ოფიციალური სტილის გამოყენებისას, წარმოდგენილია ფაქტები და მათი საფუძველზე შედგენილია შესაბამისი დასკვნები
პირადი სტილი გულისხმობს წერილის ავტორისა და ადრესატის კომუნიკაციას თანაბრად
ოფიციალური სტილი ცხადყოფს მკაფიო დაქვემდებარებას და ძალას, რომლითაც წერილის მკითხველი იძულებულია გაითვალისწინოს

იმისათვის, რომ აირჩიოთ კომუნიკაციის სწორი სტილი ბიზნეს წერილში, იფიქრეთ:

რა წონის კატეგორიებში ხართ თქვენ და თქვენი ადრესატი
თქვენ გინდათ თანახმაა კარგი გზით ან ტემპი დააყენოთ

როგორ დავიცვათ არჩეული სტილი?

პირადი სტილი

პირადი ნაცვალსახელების არსებობა: მე, ჩვენ, შენ
მაგალითად: ბოდიშს გიხდით და გულწრფელად ვიმედოვნებ, რომ ასეთი შეცდომები აღარ განმეორდება
პირდაპირი გასაჩივრები და მოთხოვნები
მაგალითად: გთხოვთ, ნუ დატოვებთ თქვენს პირად ნივთებს უყურადღებოდ
ემოციური შეფასების გამონათქვამების გამოყენება: ვარსკვლავური ახალგაზრდობა, ყრუ უკმარისობა

ოფიციალური სტილი

პირადი ნაცვალსახელების შეცვლა აბსტრაქტული არსებითი სახელები
მაგალითად: კინოს ადმინისტრაცია გულწრფელ ბოდიშს გიხდის საღამოს სესიების გრაფიკის შეცვლისთვის
პირადი მიმართვისა და მოთხოვნების შეცვლა განცხადებებით
მაგალითად: გთხოვთ, არ დატოვოთ პირადი ნივთები უყურადღებოდ
ზოგადად მიღებული კანცელარიის გამოყენებით: მე მას თქვენს ცოდნას მივყავარ, იმის გამო, რომ

ოფიციალური სტილი კატეგორიულად არ არის შესაფერისი, თუ თქვენ შეადგენთ ასო-ბოსტნეულს ან ასო მამაკაცის წერილს, ანუ ის საქმიანი წერილები, რომლებშიც გრძნობები უნდა იყოს გამოხატული. იმ სიტუაციაში, როდესაც თქვენ წერთ ასოს შეკითხვას ან წერილს, რომ უკეთესად დაიცვან პირადი სტილი.

რა არის ასო-მძლავრი და როგორ დავწეროთ იგი? როგორ განსხვავდება ეს სხვა ტიპის ასოებისგან?

მნიშვნელოვანია: წერილის შედგენისას, ფოკუსირება მოახდინეთ ადრესატის ყურადღებას ზუსტად იმაზე, თუ რა ქმედებებს მოელით მისგან. ასევე მიუთითეთ კონკრეტული პირობები თქვენს მიერ მითითებული დავალებების შესრულებისთვის.

შაბლონის შაბლონი ხელს შეუწყობს მას სწორად მიღებას:

რა არის ასო და როგორ დავწეროთ?

არსებობს ორი ტიპის ასოების მატყლი:

წერილი-ოტკაზი
წერილი დადებითი პასუხით

ორივე ტიპის წერილების მომზადებას აქვს ორი ზოგადი წესი (იმ პირობით, რომ საინიციატივო წერილი სწორად იქნა შედგენილი):
1. ინიციატივის წერილის ლექსიკა და მეტყველების ბრუნვა დაცულია ასო-ოფსეტში
2. ასო-პასუხის ტექსტში არ უნდა არსებობდეს ინფორმაცია

ინიციატივის წერილის შედგენის თარიღი
მისი რეგისტრაციის საკითხი

წარმონაქმნიდან კეთილგანწყობილი და სწორი წერილის მაგალითი მოცემულია ქვემოთ:

ამასთან, უარი ყოველთვის არ უნდა იყოს რბილი. არსებობს სიტუაციები, როდესაც საჭიროა კომუნიკაციის მკაცრი და მკაცრი სტილი. ქვემოთ მოცემულია შაბლონი ასო-თაფლისთვის ყველა შემთხვევისთვის: რთულად რბილამდე:

ინფორმაციის წერილი: მისი განსხვავება მწერლობის წერის და წერისგან

საინფორმაციო წერილი მრავალფუნქციურია:

მოხსენებები (მაგალითად, ფასების სიებში ფასების შეცვლის შესახებ)
ინფორმაციას (დირექტორთა საბჭოს წევრების ხელახლა არჩევისას)
აცნობებს (საქონლის გადაზიდვის შესახებ)
აცხადებს (განზრახვების შესახებ)
ადასტურებს (საქონლის მიღება)
ახსენებს (ხელშეკრულებით გათვალისწინებული ვალდებულებების შესრულების შესახებ)
რეკლამები და ინფორმაციები (ზოგადად კომპანიის შესახებ, კერძოდ საქონლის / მომსახურების შესახებ)

დღეს ალბათ ყველაზე აქტუალური საკითხი არის საკითხი, თუ როგორ სწორად შეადგინოთ რეკლამა და ინფორმაციის წერილი.

გაყიდვის წერილის გეგმა მოცემულია სქემაში:

წერილის შედგენისას, დარწმუნდით, რომ გამოიყენეთ შემდეგი წერტილები:

დაპირება
გამართლება
საკითხის ფასი
ზარის მოქმედებისკენ

დასრულებული ასო შეიძლება შემდეგნაირად გამოიყურებოდეს:

როგორ არ შეგიძლიათ დაწეროთ საქმიანი წერილები? შეცდომების ტიპიური მაგალითები

1. სტრუქტურის ნაკლებობა
2. ჟარგონის ან არაფორმალური ლექსიკის წერილის ტექსტში ყოფნა
3. არაზუსტი დიზაინი
4. მართლწერის სიმრავლე, სინტაქსური, სტილისტური შეცდომები
5. საიმედო ფაქტების წერილში არყოფნა, ობიექტური ინფორმაცია
6. თავაზიანობის ელემენტარული წესების დარღვევა (განსაკუთრებით წერილებში-პრეტენებში)
7. ტექსტში ნაყარი და გაუგებარი შეთავაზებების გამოყენება
8. ლოგიკის ნაკლებობა მასალის პრეზენტაციაში
9. დეკოდირების აბრევიატურა
10. ტექსტის ზოგადი დაბინდვა მისი უმიზნო შედგენის შემთხვევაში

კიდევ რა უნდა იცოდეთ საქმიანი წერილების შესახებ?

1. თანამედროვე ბიზნესის მიმოწერისთვის გამოიყენება ტექსტის ბლოკის სტრუქტურის მეთოდი.
ეს მეთოდი დაზოგავს დროს და მხარს უჭერს ყველა ბიზნეს დოკუმენტაციის ზოგად სტილს. მეთოდის დამახასიათებელი თვისებაა ღია პუნქტუაცია ან წერტილების/მძიმების არარსებობა (მაგალითად, სიების გაფორმებისას)

2. ასოს სათაურისთვის, შრიფტი შეიძლება გამოყენებულ იქნას კალმების გარეშე (მაგალითად, არიალი). ქვეცნობიერის დონეზე ასეთი შრიფტი აღიქმება, როგორც სტაბილური და საფუძვლიანი

3. მთავარ ტექსტში უნდა იქნას გამოყენებული შრიფტები (Times News Roman). Serifs- ის წყალობით, თვალები უფრო ადვილად მოძრაობენ წერილიდან წერილამდე, რაც კითხვის პროცესს უფრო სწრაფად ხდის

მნიშვნელოვანია: არსებობს ასოები, რომლებიც ყოველთვის მხოლოდ ხელით არის დაწერილი!
ეს არის მილოცვების, წერილების კონდიცირების, წერილებისა-ყვავილობის წერილები