Πώς να γράψετε σωστά τα επιχειρησιακά γράμματα; Τύποι και δομή της γραφής των επιχειρήσεων

Πώς να γράψετε μια επιχειρηματική επιστολή που δεν θα χαθεί στο "Garbage Information" και θα διαβαστεί; Κανόνες, συστάσεις, παραδείγματα

Περιεχόμενο

Η λέξη είναι ένα προσιτό επιχειρηματικό εργαλείο. Στον επιχειρηματικό κόσμο, είναι αδύνατο να βρεθεί ένα άτομο που δεν θα χρησιμοποιήσει τη λέξη στο έργο του.

Η σύγχρονη επιχείρηση μετατρέπεται σταδιακά σε μια επιχείρηση σε αλληλογραφία. Με τη βοήθεια των επιστολών - ηλεκτρονική ή παραδοσιακή - επικοινωνία με πελάτες, επιχειρηματικούς εταίρους, οι εργοδότες πραγματοποιούνται. Η επιστολή τοποθετεί τον συγγραφέα είτε ως επαγγελματία, είτε ως άτομο με το οποίο δεν αξίζει να συνεχιστεί η σχέση.

Ένας επαγγελματίας πρέπει να είναι σε θέση να γράψει

Σαφή
Αμέσως
ένθερμα
ενδιαφέρων

Και ποτέ δεν θα είναι πολύ αργά για να το μάθει αυτό. Ξεκινάμε με τα βασικά: κατανοούμε τη διαφορά μεταξύ των επιχειρήσεων και της συνηθισμένης γραφής.

Πώς διαφέρει η επίσημη επιστολή από το συνηθισμένο; Τις λεπτομέρειες της επιχειρηματικής επιστολής

Μια επιστολή είναι ένα σύντομο κείμενο σε μία ή δύο σελίδες, ο σκοπός του οποίου είναι να μεταφέρετε στις πληροφορίες παραλήπτη σχετικά με κάτι.

Τη φύση των πληροφοριών και τη σχέση μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη της επιστολής διαιρέστε την αλληλογραφία σε

Επιχειρήσεις (επίσημη)
Προσωπικά (άτυπη)

Μια επιχειρηματική επιστολή χαρακτηρίζεται από:

Λακονικισμός
ακρίβεια
Επιχειρηματολογία και λογική
Πληροφορίες
αξιολογητική και συναισθηματική ουδετερότητα
Τυποποίηση:
Χρησιμοποιούνται επίσημα έντυπα
Χρησιμοποιούνται βιώσιμες ομιλίες ομιλίας, ειδικοί όροι και κατασκευές γραφείου
Αριθμός θεμάτων-1-2
στοχευμένος
Σαφώς έντονη υποταγή (εάν είναι απαραίτητο)

Τι είδους γραφή επιχειρήσεων υπάρχουν;

Ο τύπος της επιχειρηματικής επιστολής καθορίζει

1. Σκοπός της ορθογραφίας του

Εμπορικοί στόχοι

Θέλετε να κάνετε μια συμφωνία και να προσφέρετε τις συγκεκριμένες προϋποθέσεις της, κάντε μια προσφορά επιστολής (προσφορά) για τον παραλήπτη

Εάν δεν έχετε αποφασίσει για τους όρους της συναλλαγής αποδεκτής για εσάς, στείλτε μια επιστολή
Θέλετε να ενημερώσετε τον παραλήπτη σας για παραβίαση των υποχρεώσεων βάσει της σύμβασης από την πλευρά του; Κάντε μια επιστολή ορθογραφίας (καταγγελία)

Μη κερδοσκοπικοί στόχοι

Σας ευχαριστώ σε μια ευγνώμων επιστολή
Επιβεβαιώστε τις υποχρεώσεις σας με επιστολή εγγύησης και τη συγκατάθεσή σας με επιβεβαίωση επιστολών
Γράψτε επιστολές πληροφοριών εάν νομίζετε ότι οι πληροφορίες σας θα είναι ενδιαφέρουσες για τον παραλήπτη
Ανακαλέστε σημαντικές συμφωνίες, υποχρεώσεις, ποινές με επιστολές
Συγχαρητήρια με επιστολές, ζητήστε επιστολές, συλλυπητήρια με επιστολές
Εάν πρέπει να στείλετε σημαντικά έγγραφα ή υλικές τιμές, φροντίστε να κάνετε μια συνοδευτική επιστολή για το φορτίο σας

2. Παραλήπτης

Εάν αντιμετωπίσετε την επιστολή σε αρκετούς παραλήπτες ταυτόχρονα, τότε κάνετε ένα κυκλικό γράμμα

3. Περιεχόμενο

Η επιστολή σας μπορεί να επηρεάσει πολλά θέματα ταυτόχρονα που το καθιστά αυτόματα πολλαπλές

4. Δομή

Οι ρυθμιζόμενες επιστολές υποδεικνύουν την προετοιμασία του τμήματος κειμένου της επιστολής σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο μοντέλο και οι μη εδάφους είναι ελεύθερης παρουσίασης

5. Μορφή αναχώρησης

Στο φάκελο
ηλεκτρονικός
από φαξ

Δομή γραφής επιχειρήσεων: Εισαγωγή, κύριο μέρος, συμπέρασμα

Η δομή της τυποποιημένης επιχειρηματικής γραφής απαιτεί πιο λεπτομερή εξέταση.

Η σωστά εκτελεσμένη επιστολή πρέπει να αντιστοιχεί στο ακόλουθο σχήμα:

Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα ορισμένα σημεία του συστήματος:

1. Τίτλος

Κατά κανόνα, πρόκειται για μια σύντομη παρουσίαση του θέματος της γραφής.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Κάντε τον τίτλο σωστά εάν θέλετε ο παραλήπτης να διαβάσει την επιστολή σας.

Η απουσία των επικεφαλίδων στην επιχειρηματική αλληλογραφία είναι χαρακτηριστική των αρχάριων που δεν έχουν δεξιότητες στοιχειώδους επιχειρηματικής αλληλογραφίας.

2. Έκθεση

έχει μια παραδοσιακή μορφή "αγαπητή"
γραμμένο με κεφαλαίο γράμμα στη μέση της γραμμής

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Η χρήση των συντομογραφιών στην κυκλοφορία απαγορεύεται!

3. PrelaBula

εισάγει την παραλαβή στην κύρια ιδέα της επιστολής
προετοιμάζει τον παραλήπτη για τη σωστή αντίληψη των μεταγενέστερων πληροφοριών που ορίζονται στην επιστολή

4. Το κύριο μέρος του κειμένου τεκμηριώνει την βασική ιδέα που ορίζεται στο προοίμιο

Σε αυτό το μέρος της επιστολής

Αναφέρετε σαφώς την ουσία της πρότασης/κυκλοφορίας
Δώστε τα επιχειρήματα: γεγονότα, αριθμοί, άλλες λεπτομέρειες σχετικά με το θέμα της επιστολής. Γνώμη εμπειρογνωμόνων, θετική/αρνητική εμπειρία

Για την ευκολία της δικαιολογίας, μπορεί να χρησιμοποιηθεί το ακόλουθο σχήμα:

Σημαντικό: Η τελευταία παράγραφος πρέπει να περιέχει μια φράση που υποδεικνύει ένα συγκεκριμένο βήμα ή αναμενόμενο αποτέλεσμα και ενθαρρύνει τον παραλήπτη στη δράση

5. Συμπερασματικά:

6. Στο παράθυρο "Υπογραφή", πρέπει να υποδεικνύουν πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη:

τίτλος εργασίας
Πλήρες όνομα

Πώς να μην κάνετε λάθος στην επιλογή ενός στυλ επιστολής;

Στην επιχειρηματική αλληλογραφία, πρέπει συνεχώς να κάνετε μια επιλογή σχετικά με το στυλ γραφής και τον τόνο επικοινωνίας με τον παραλήπτη. Πόσο ξηρό, επίσημο επίσημο ή, αντιστρόφως, ζει, ζεστά, ανθρώπινο πρέπει να είναι το μήνυμά σας;

Το προσωπικό στυλ στην επιχειρηματική αλληλογραφία δίνει έμφαση στις μεμονωμένες ιδιότητες ενός ατόμου που έγραψε μια επιστολή
Όταν χρησιμοποιούνται ένα επίσημο στυλ, παρουσιάζονται τα γεγονότα και στη βάση τους τα αντίστοιχα συμπεράσματα προέρχονται
Το προσωπικό στυλ περιλαμβάνει την επικοινωνία του συντάκτη της επιστολής και του παραλήπτη με ισότιμη βάση
Το επίσημο στυλ καταδεικνύει μια σαφή υποταγή και δύναμη με την οποία ο αναγνώστης της επιστολής αναγκάζεται να υπολογίσει

Για να επιλέξετε το σωστό στυλ επικοινωνίας σε μια επιχειρηματική επιστολή, σκεφτείτε:

Σε ποιες κατηγορίες βάρους είστε εσείς και ο παραλήπτης σας
Θέλετε να συμφωνήσετε με καλό τρόπο ή να βάλετε ρυθμό

Πώς να τηρήσετε το επιλεγμένο στυλ;

Προσωπικό στυλ

Η παρουσία προσωπικών αντωνυμιών: εγώ, εμείς, εσύ
Για παράδειγμα: Σας ζητώ συγνώμη και ειλικρινά ελπίζω ότι αυτά τα λάθη δεν θα επαναληφθούν πλέον
Άμεσες προσφυγές και αιτήματα
Για παράδειγμα: παρακαλώ, μην αφήνετε τα προσωπικά σας πράγματα χωρίς επιτήρηση
Χρησιμοποιώντας συναισθηματικές εκφράσεις αξιολόγησης: νεολαία αστέρων, εκκωφαντική αποτυχία

Επίσημο στυλ

Αντικατάσταση προσωπικών αντωνυμιών αφηρημένα ουσιαστικά
Για παράδειγμα: Η διοίκηση του κινηματογράφου φέρνει την ειλικρινή του συγνώμη για την αλλαγή του χρονοδιαγράμματος των βραδινών συνεδριών
Αντικατάσταση προσωπικών προσφυγών και αιτήσεων με δηλώσεις
Για παράδειγμα: Μην αφήνετε τα προσωπικά αντικείμενα χωρίς επιτήρηση
Χρησιμοποιώντας γενικά αποδεκτή καγκελαρία: το φέρνω στη γνώση σας, λόγω του γεγονότος ότι

Το επίσημο στυλ δεν είναι κατάλληλο για να συνθέσετε ένα γράμμα ή ένα γράμμα-αρσενικό γράμμα, δηλαδή εκείνες τις επιχειρηματικές επιστολές στις οποίες πρέπει να εκφραστούν τα συναισθήματα. Σε μια κατάσταση όπου γράφετε μια ερώτηση επιστολής ή επιστολή για να τηρήσετε καλύτερα ένα προσωπικό στυλ.

Τι είναι το Pest Letter και πώς να το γράψετε; Πώς διαφέρει από άλλους τύπους γραμμάτων;

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Όταν σχεδιάζετε ένα γράμμα, εστιάστε την προσοχή του παραλήπτη σε ακριβώς ποιες ενέργειες περιμένετε από αυτόν. Επίσης, υποδεικνύετε συγκεκριμένους όρους για την εφαρμογή των εργασιών που ορίσετε.

Το πρότυπο προτύπου θα βοηθήσει να το κάνει σωστά:

Τι είναι το γράμμα και πώς να το γράψετε;

Υπάρχουν δύο τύποι επιστολών:

Γράμμα
Μια επιστολή με θετική απάντηση

Η προετοιμασία και των δύο τύπων επιστολών έχει δύο γενικούς κανόνες (υπό την προϋπόθεση ότι η επιστολή πρωτοβουλίας καταρτίστηκε σωστά):
1. Το λεξιλόγιο και ο κύκλος εργασιών της ομιλίας της επιστολής πρωτοβουλίας διατηρούνται στο επιστολή επιστολής
2. Στο κείμενο της επιστολής-απαντήσεων, δεν πρέπει να υπάρχουν πληροφορίες για

Η ημερομηνία σύνταξης της επιστολής πρωτοβουλίας
το ζήτημα εγγραφής του

Ένα παράδειγμα ενός καλοπροαίρετου και σωστού γράμματος από το σχηματισμό δίνεται παρακάτω:

Ωστόσο, η άρνηση δεν πρέπει πάντα να είναι μαλακή. Υπάρχουν καταστάσεις όταν απαιτείται αυστηρό και αυστηρό στυλ επικοινωνίας. Παρακάτω είναι ένα πρότυπο για γράμματα-μέλι για όλες τις περιπτώσεις: από σκληρό σε μαλακό:

Επιστολή πληροφοριών: Η διαφορά του από τα γραπτά γραπτά

Η επιστολή πληροφοριών είναι πολυλειτουργική:

αναφορές (για παράδειγμα, σχετικά με την αλλαγή των τιμών στους τιμοκαταλόγους)
ενημερώνει (σχετικά με την εκλογή των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου)
ειδοποιεί (σχετικά με την αποστολή αγαθών)
Δηλώνει (σχετικά με τις προθέσεις)
επιβεβαιώνει (παραλαβή αγαθών)
Υπενθυμίζει (για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων που αναλαμβάνονται βάσει της σύμβασης)
Διαφημίζει και ενημερώνει (σχετικά με την εταιρεία εν γένει, σχετικά με τα αγαθά / υπηρεσίες ειδικότερα)

Ίσως το πιο πιεστικό ζήτημα σήμερα είναι το ερώτημα για το πώς να συντάξετε σωστά μια επιστολή διαφήμισης και πληροφοριών.

Το σχέδιο της επιστολής πώλησης παρουσιάζεται στο σχέδιο:

Κατά τη σύνταξη ενός γράμματος, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα σημεία:

Υπόσχεση
Αιτιολόγηση
Την τιμή του θέματος
Πρόσκληση σε δράση

Το τελικό γράμμα μπορεί να φαίνεται ως εξής:

Πώς δεν μπορείτε να γράψετε επιχειρηματικές επιστολές; Τυπικά παραδείγματα σφαλμάτων

1. Έλλειψη δομής
2. Η παρουσία στο κείμενο της επιστολής αργαλειού ή του άτυπου λεξιλογίου
3. ανακριβής σχεδίασης
4. Αφθονία ορθογραφίας, συντακτικών, στυλιστικών σφαλμάτων
5. Η απουσία στην επιστολή αξιόπιστων γεγονότων, αντικειμενικές πληροφορίες
6. Παραβίαση των στοιχειωδών κανόνων ευγένειας (ειδικά σε επιστολές-pretens)
7. Η χρήση ογκών και ακατανόητων προσφορών στο κείμενο
8. Έλλειψη λογικής στην παρουσίαση του υλικού
9. Έλλειψη αποκωδικοποίησης συντομογραφιών
10. Γενική θόλωση του κειμένου σε περίπτωση άσκοπης συλλογής του

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζετε για τις επιχειρηματικές επιστολές;

1. Για τη σύγχρονη επιχειρηματική αλληλογραφία, χρησιμοποιείται η μέθοδος της δομής μπλοκ του κειμένου.
Αυτή η μέθοδος εξοικονομεί χρόνο και υποστηρίζει το γενικό στυλ όλων των επιχειρηματικών τεκμηρίωσης. Ένα χαρακτηριστικό χαρακτηριστικό της μεθόδου είναι μια ανοιχτή στίξη ή η απουσία σημείων/κόμματος (για παράδειγμα, όταν διακοσμείτε λίστες)

2. Για τίτλο επιστολής, μια γραμματοσειρά μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς μοσχεύματα (για παράδειγμα, Arial). Μια τέτοια γραμματοσειρά σε υποσυνείδητο επίπεδο θεωρείται σταθερή και διεξοδική

3. Στο κύριο κείμενο, πρέπει να χρησιμοποιηθούν γραμματοσειρές με μοσχεύματα (Times News Roman). Χάρη στο Serifs, τα μάτια κινούνται ευκολότερα από την επιστολή προς την επιστολή, γεγονός που κάνει τη διαδικασία ανάγνωσης πιο γρήγορα

Σημαντικό: Υπάρχουν γράμματα που είναι πάντα γραμμένα μόνο με το χέρι!
Αυτά είναι επιστολές των συγχαρητηρίων, των επιστολών, των επιστολών, της ευγένειας

Πώς να γράψετε σωστά τις επιχειρηματικές επιστολές: Συμβουλές και κριτικές

Μια μεγάλη ποσότητα χρήσιμων πληροφοριών σχετικά με την προετοιμασία των κειμένων επιχειρηματικών επιστολών μπορεί να βρεθεί στο βίντεο από τη Sasha Karepina.