Office ishida to'g'ri tikish va xujjatlarni qanday boshqarish kerak: usullar, qoidalar GOST. Soliq, arxiv, jurnali, hisob qaydnomasi, kontrakt, hujjat papkasi: namunasi

Qanday qilib hujjatlarni to'g'ri va men qanday mavzular bilan ko'tarish kerak.

Tarkib

To'g'ri dasturiy ta'minot tufayli rahmat, hujjatlarni tizimlashtirish osonroq. Arxivga ko'plab hujjatlar o'tkaziladi. Tekshiruv organlari bilan hujjatlarni tikish uchun saqlash qulayroqdir. Qolaversalar to'liq saqlanib qoladi, almashtirish ehtimoli, soxta yoki zararni chiqarib tashlanadi.

Hujjatlarni to'g'ri boshqarish masalasi nafaqat davlat institutlari, balki kichik biznes vakillari ham ajablantiradi.
Agar dasturiy ta'minotni buzish bilan amalga oshirilsa, unda ro'yxatdan o'tish jarayoni noma'lum muddatga kechiktirilishi mumkin. To'g'ri dasturiy ta'minot - bu maksimal hujjatlarni himoya qilish kafolati.

Mavjud talablarga muvofiq dasturiy ta'minotni qanday amalga oshirish kerak? Qanday qilib birinchi marta nima qilish kerak, agar hujjatlaridagi hujjatlar uchun mo'ljallangan dastur uchun aniq qoidalar mavjud bo'lmasa? Ushbu moddaning materiallari hujjatlashtirish dasturiy ta'minotining turli usullariga bag'ishlangan.

GOST hujjatlarini tikish qoidalari

Agar siz qog'ozni bir nechta varaqlarga mahkamlashingiz kerak bo'lsa, unda birinchi navbatda me'yorlar bilan tanishishingiz kerak. Albatta, ongga keladigan birinchi narsa - bu elim yoki stapler. Ko'p-xilma-xil hujjatlar yopishtirilmaydi. Ammo ularni qanday tikish kerak? Axir, noto'g'ri dasturiy ta'minotga kirishi mumkin, hech bo'lmaganda hujjatlar to'plamini talab qiladigan tanani ro'yxatdan o'tkazishni rad etishi mumkin.
Nima qilish kerak, agar to'plamlar va namunalar bo'lmasa, lekin u shunday bo'lishi kerak emas, balki qog'ozlarni tikish mumkin emas. Hujjatlarni tikish bo'yicha aniq ko'rsatmalar yo'qligiga qaramay, ma'lumotlarning tikilgan hujjatlar shaklida ma'lumotni talab qiladigan misolning o'ziga xos talablariga e'tibor qaratish lozim.
Bir nechta varaqdan iborat hujjatlar dasturi uchun umumiy tavsiyalar bilan tanishish, shuningdek foydali bo'ladi. Ular 2009 yildagi risola yoki uslubiy tavsiyalarda to'plangan. 2004 yil uchun risola ham mavjud. MChJ hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish uchun ko'proq mos keladi.

Risolalarga bo'yalgan varaqlarni tikish usullari 10 yildan ortiq vaqtdan beri saqlanishi kerak.
Ko'p-ko'p tarmoqli hujjatlar uchun dasturiy ta'minot an'anaviy igna va zich ip yordamida amalga oshiriladi. Ammo korxonaning hujjatlarini to'g'ri tikishni qanday aniqlash kerak? Axir, bu byurokratik yoki tadbirkorlik faoliyati davomida bir necha bor foydali bo'lishi mumkin.

Qanday hujjatlar tikilgan?

Joriy yil yakunlari bo'yicha kadrlar hujjatlari
Buxgalteriya hisobi hujjatlari
Kotibning kiruvchi va chiqish hujjatlari
Soliq uchun hujjatlar
pRFRda hisobot berish uchun hujjatlar
bankning turli bo'limlariga hujjatlar
tender bo'yicha hujjatlar
vakolatli hujjatlarning nusxalari
ayniqsa muhim kelishuvlar tuzishda hujjatlar
buxgalteriya kitoblari keldi
notarial tasdiqlangan nusxalari va tarjimalari
arxivga taslim bo'lish uchun hujjatlarni tayyorlashda

Hujjatlar to'plamiga qarshi kurash igna va iplar bilan odatiy. Bu sizga yaxlitligini saqlashga imkon beradi: ushbu turdagi qog'ozda almashtirish qiyin bo'ladi, bu bugungi kunda juda muhimdir.
Ba'zida staperlerni qattiq hujjatlarga ishlatishga ruxsat beriladi. Ideal variant - bu maxsus uskunalardan foydalanish.
Ko'plab tashkilotlar buxgalterlari buxgalteriya dasturlari bilan ishlashadi. Ular qog'ozga nusxalash shart emas. Buning uchun onlayn buxgalteriya hisobi mavjud. Elektron shaklda imzolangan elektron shakldagi hujjatlar qog'oz sifatida bir xil huquqiy ahamiyatga ega (masalan, faktura).
Ammo, raqamli formatda hujjatlar bilan ishlashning soddaligiga qaramay, biz uzoq vaqt davomida odatiy qog'oz hujjatlarini hal qilishimiz va ba'zi hujjatlarni tayyorlash kerak.

O'tkazib berish uchun hujjatlar har xil ma'noga ega. Hujjatlar ishning qalinligi, varaqlarning shakli bilan farq qiladi. Shuning uchun hujjatlarni qat'iy boshqarishning bir necha yo'li mavjud.

Tashqi farqlar ob'ektlarni tikish mumkin:

a4 formatining 2 yoki undan ortiq varaqlaridan iborat hujjat
buxgalteriya hisobi hujjatlari, shu jumladan turli xil hujjatlardan iborat naqd hujjatlar, karton qutilarda saqlanadi

Hujjatlarni tikish uchun qanday iplar?

Agar siz hujjatni falelga olib borsangiz, unda siz shunchaki qog'ozga tayyorlangan dasturiy ta'minotni to'liq qaytarish uchun dasturiy ta'minotni to'liq qaytarishingiz mumkin. Shuning uchun hujjatlar dasturida yalpi xatolardan oldin asosiy talablar va asosiy talablar bilan tanishish tavsiya etiladi.
Muammoningning yana bir echimi - bu mutaxassislar bilan bog'lanish. Agar firma hujjatlari masalasini o'rganish uchun vaqt bo'lmasa, unda siz buni matbaa kompaniyasining mutaxassislariga topshirishingiz mumkin. Plastmassa yoki metall bahor qopqog'i bilan 10-30 daqiqa davomida hujjatlar dasturini amalga oshiradi.
Ammo uchinchi listy tashkilotining hujjatlariga ishonishda ma'lum bir xavf mavjud: qog'ozlar tijorat sirini o'z ichiga olishi mumkin.
Shuning uchun oddiy ip yoki staplerdan foydalanib, turli xil formatlar hujjatlarini qanday o'chirish haqida ko'rsatmalarni diqqat bilan o'qish maqsadga arziydi.

Hujjatlar bank tinimsiz, ingichka lovasan lenta yoki dasturiy oqimlar bilan tikiladi. Ammo agar bunday iplar bo'lmasa, odatdagi qattiq iplar ham mos keladi.
2-3 varaq oddiy ip bilan tikiladi. Bu kuch uchun yarmiga o'ralgan bo'lishi kerak. Dasturiy ta'minot jarayoni choyshablardagi teshiklardan boshlanadi. Dastur uskunasi birgalikda to'plangan varaqlarning orqa tomonidan qilingan.
Igna birinchi bo'lib o'rta teshikka kiritilgan. Ikki tomonlama dasturiy ta'minotdan foydalanish yaxshiroqdir. Oshxona tugagandan so'ng, ip bilan igna markaziy teshigiga kiritilgan va birgalikda to'plangan hujjatlarning orqa tomonida ko'rsatilgan. Ipning qolgan qismi tugun bilan bog'langan bo'lishi kerak.

Hujjatlar bankning egiluvchanligi, ingichka lenta yoki dasturiy quyish iplari bilan tikiladi

Qanday qilib ip bilan hujjatlar bilan flesh

Aksessuarlar tayyorlash:

tegishli qalinlik bilan igna
chaqirilishi kerak bo'lgan hujjatlar
qog'ozni qog'ozda tayyorlash uchun Avl yoki boshqa vositalar
tashkilotning muhri
elimni tozalash

Biz hujjatni 3 bosqichda tuzdik:

Dasturiy ta'minotni tayyorlang. Buning uchun ularni guruhlarga joylashtiring
Raqamni to'g'ri tuzatish-ni tekshiring
Tiklamoq
Biz hamrohli yozuvni qilamiz.
Biz ichki inventarizatsiya tayyorlaymiz.
Biz tugagan biznesni ishontiramiz

Biz ipning uchlarini tugun bilan bog'laymiz

Belgilangan hujjatlar to'plami uchun quyidagilarga ruxsat beriladi:

hujjatlarni tizimlashtirish bosqichini o'tkazib yuboring
hujjatlarni raqamlashsiz tarqating
hujjatlarni ilmiy yozuvsiz topshirish mumkin

1 bosqich:

Biz hujjatlarni hujjatda joylashganidek joylashtiramiz. Biz har bir sahifada yuqori o'ng burchakda raqamlar bilan nukuk. Buning uchun oddiy qalamdan foydalanamiz.
Biz pitkalarni qilamiz. Agar bizning hujjatimiz bir nechta varaqlarga tuzilgan bo'lsa, unda tushunchani ip bilan igna qilish oson. Biz bir-biridan oldin ko'p-akush yoki o'tkir tirnoqdan foydalaning. Qog'ozni teshish jarayonini osonlashtirish uchun biz bolg'a olamiz.
Qancha teshik qilingan? Bu hujjatlarni talab qiladigan tashkilotning talablariga bog'liq. Pattertsiyalar chap maydonda teng ravishda joylashgan bo'lishi kerak. Teshiklar varaqning o'rtasida tayyorlanadi, ular orasidagi masofa 3 sm.

Bir varaq tikilgan hujjatlarga yopishtirilgan. U muhr, imzo va sana sana qo'yadi

Ayniqsa muhim hujjatlar uchun beshta teshik amalga oshiriladi. Bu qog'ozlarni almashtirishdan himoya qilishning eng ishonchli usuli.
Hujjatni ishontiramiz: 4 o'lchamda 5-6 sm gacha qog'ozni tayyorlaymiz. Biz uni sonlar va so'zlar bilan tikilgan varaqlar sonini ko'rsatamiz. Biz bu haqda hujjatlarni ishontirganning pozitsiyasini, familiyasi, ismi va ismini qo'shamiz.

Yelimni qo'llang va ushbu varaqni to'plam joylashgan joyga va iplar birlashtiradigan joyga qo'llang. Biz iplarning qisqa uchlarini barg bilan olib tashlaymiz, shunda ular erkin osib qo'yishadi. Sertifikatlash hujjatlari imzolanadi. Agar muhr bo'lsa yoki u hujjatda kerak bo'lsa, unda biz muhr bosdik. Bu erda siz shunchaki obuna bo'lishingiz yoki muhr bosishingiz kerak, lekin buni imzo va bosmaning bir qismi yopishqoq bargning chet elga ketadi.

Qo'lda 3 teshikda qattiq hujjatlar: sxema

Avldan foydalanish, uchta teshik qiling. Ularning orasidagi 3-5 sm masofada bo'lishi kerak.
Biz igna bilan birga yig'ilgan varaqlarning orqa tomonidagi o'rta teshish orqali boshlaymiz va 7 sm dan oshiq ipni qoldiramiz.
Biz igna old tomonida joylashgan teshikdan oldik. Biz ignani orqa tomondan pastki teshikdan ip bilan cho'zamiz.
Old tomondan biz o'rtadan tog 'ichiga igna chizamiz. Endi ip kesish va uzunligi 7 sm bo'lgan segmentni tark etish mumkin.
Biz ikkita ipni yaratdik: yuqori teshikka va o'rtacha o'rtacha. Biz ularni o'zaro bog'lab qo'ydik.
To'rtburchaklar bargni va hosil bo'lgan tugunga yopishtiring.

Hujjatni uchta teshikda qanday o'chirish kerak

Qo'lda 3 teshikda qattiq hujjatlar: sxema

Video: Qanday qilib uchta teshik diplomini tuzish kerak?

4 teshikli papkani qanday o'chirish kerak: diagramma

Dococomentes doktumlarining ishonchli usuli - bu to'rtta punkturadir. Biz 4 teshik qilamiz. Yuqoridan ikkinchi bo'lgan teshiklardan tikilgan. Biz yuqori ponksiyonda ignadan boshlaymiz, yuqori qismidagi ikkinchi teshikka, keyin uchinchi o'rindiqqa qaytamiz. To'rtinchi ponchashdan keyin biz ignani hujjatning orqa tomoniga yuboramiz.
Oldin tomonda ignaga uchinchi teshikka kiradi. Quyidagi rasm sizga hujjatlarni to'rtta punktsiyada qanday qilib miltillash kerakligini aytib beradi.

Siz nimaga e'tibor berishingiz kerak:

biz tezroq vertikal ravishda va simmetriyani kuzatib boramiz
hujjatlardagi teshiklar chap maydon bo'ylab joylashgan bo'lishi kerak
varaqning chetidan chegarasi 1,5-2 sm
birinchi marta hujjatning orqa tomonidagi igna tomonidan kiritiladi

Ikkinchisidan ikkinchisining orqa qismidan teshikning chetidan kiring

Ilgari ochilgan teshikka yaqin bo'lgan teshikka kiring

Old tomonidagi ignani yaqin atrofdagi teshikka kiriting

Biz ipni haddan tashqari teshishga olib boramiz — Biz ipni orqa tomondan ekstremal teshishga olib boramiz

Old tomondan biz to'rtinchi tomondan o'tgan teshikka kiramiz

Biz ozgina tortamizki, ip mahkam tutqichi

VIDE: Qanday qilib flesh hujjatlar?

Burchak uchun hujjatlarni qanday tuzatish kerak: sxema

Ba'zan burchak uchun hujjatning dasturiy ta'minoti talab qilinadi. Buni qanday to'g'ri bajarish kerak, videoni tomosha qilish.

VIDEO: Qanday qilib hujjatlarni tuzish kerak?

Tikuvchilik qog'ozli klip bilan

Qog'ozli klip yordamida hujjatlarni qanday qilib fleshtlash kerak - Videoni tomosha qiling.

Video: Hujjatlarni qanday to'g'ri tuzish kerak?

Pishirish paytida hujjat sahifalarini qanday to'g'ri xiralashtirish kerak?

Biz varaqlarga arabcha raqamlarni qo'yamiz
Biz buning uchun oddiy qalamdan foydalanamiz
Biz raqamlarni ko'paytirib qo'ydik
Biz sahifalarni emas, balki choyshablarni (hujjatlar o'z raqamlariga ega bo'lishi mumkin)
Biz sahifani yuqori o'ng burchakka hujjatning matniga tegmasdan yuqori o'ng burchakka joylashtiramiz.
Biz umumiy tartibda raqamladik
Biz quyidagi harflarni sanab chiqamiz: raqamni konvertga qo'ying va shundan keyingina, xatdagi choyshablarni bo'g'ib qo'yamiz
Bir nechta hajmdagi hujjatlar alohida raqamlangan
Alohida hajmga ajratilgan dasturlar alohida-alohida
Agar hujjatlar katta format varaqasiga tuzilgan bo'lsa, unda biz raqamlarni yuqoriga egilib, egilib, bir chetida beriladi
Hujjatda ko'rsatilgan alohida parchalar uchun (masalan, cheklar uchun), biz inventarizatsiya qilamiz va ushbu hujjat umumiy tarzda raqamlanadi.

Soliq uchun hujjatlarni qanday tuzatish kerak: Qoidalar, namuna

bir darajadagi varaqlar soni 150 dan oshmaydi
hujjatlar shunday qilib, xurmo, vizalar o'qilishi mumkinligi sababli tikilgan
soliq inspektori hujjatning nusxasiga muhtoj bo'lishi mumkin, shuning uchun qog'ozni tekshirish yoki boshqa nusxa ko'chirish uchun proshivkani buzishning hojati yo'qligi uchun qog'oz tikish kerak
hujjatdagi barcha varaqlar raqamlangan (raqamning boshlanishi birlikdan: 1, 2, 3)
Hujjatlar 2-4 ponktsiyaning shaklida tikiladi. Ip Orqa orqa tomonda ko'rsatiladi va bog'langan.
Sertifikatlangan yozuv va muhr bilan yopishtirilgan qog'oz qog'oz (uning o'lchami 3x5 sm) yopishtirilgan.

Buxgalteriya hisobi jurnalini qanday to'g'ri etkazish va raqamlash kerak: namuna

Buxgalteriya jurnalida qattiq bog'lanish yordamida tikilgan. Bu uzoq vaqt saqlash muddati uchun tegishli hujjat turini saqlash kerak.
Hujjatlar soni raqamlangan.
Oddiy qo'pol ip bilan buxgalteriya jurnalining jurnali har qanday tartibga solish talablariga javob bermasdan tikiladi.

Dasturiy ta'minot uchun siz quyidagi materiallardan foydalanishingiz mumkin:

bank iplari
№ 10 oddiy iplar (ko'p sonli tikuvlar bilan tikilgan)
yupqa uzun sub'al
qo'pol yoki tikuv ip
o'rnatilgan hujjat yozuvlarni tashqi aralashuvdan himoya qilish uchun muhrlanadi

Dasturiy ta'minot Dasturi jurnali:

uchta teshikni teshikka yoki awl bilan pishiring (jurnalning chap tomonidagi teshiklarni joylashtiring)
jahilotni ekstremal tuynukni bog'lab qo'yish uchun ipni kiriting
biz ipni old tomonda olib tashlaymiz va qirralarni o'rab oling
iplarning uchlarini kiriting (segment 6-8 sm bo'lishi kerak) va orqa tomondan torting
etarlicha ipni ishlatganda, biz protsedurani takrorlaymiz
biz iplarning uchlarini orqa tomondan tugun bilan bog'lab, ekstremal teshiklardan o'tadigan markaziy ipni ushladi
biz iplarning uchlarini jurnalga yopishtiramiz va mas'uliyatli shaxs imzolangan va imzolangan kichik kvadrat barglarini elakdan o'tkazamiz
dastur uskunasining sanasini ko'rsating