Як розвивати свої навички ділового листа? Психологія ділових листів

Бізнес -лист - це інструмент, який впливає на те, як сприймають нас влада, клієнти, партнери чи потенційні роботодавці. Стаття відповідає на питання про те, як розвивати навички складання ділового листа, містить рекомендації, схеми, приклади.

Написання листів - це мистецтво. Написання бізнес -листів - бойове мистецтво.

Як будь -яке бойове мистецтво, здатність писати написання синтезує різні методи та методи, враховує психологічні аспекти розвитку особистості.

Що потрібно знати перед написанням ділового листа?

Листи розумної людини відображають природу тих, до кого вони звертаються.
Ліхтенберг Георг Крістоф

Робота над діловим листом починається з ваших відповідей на запитання:

Хто ваш адресат і що ви знаєте про нього?

• Сфера діяльності компанії?
• Ви знайомі з тим, кому ви звертаєтесь до листа?
• Що ви знаєте про людину, яка звертається до листа?
• Що для нього важливо?

Чому потрібно відповісти на всі ці запитання:

• тож ви встановите психологічний контакт зі своїм адресатом
• ви швидко досягнете бажаного результату

Адресний лист має більше шансів відповісти, адже ім'я людини є найважливішим словом для нього.

Назва адресата, надрукована або написана на папері, дає йому позитивні емоції, оскільки

• підтверджено факт існування людини як людини
• піднімає своє самооцінку

Особисте знайомство з адресатом та ретельне вивчення його поведінки дозволить вам розмовляти з ним однією мовою.

Важливо: люди завжди краще ставляться до тих, хто схожий на них.

Яка мета вашого листа?

Ви збираєтеся:

• запитати
• відмовити запит
• пропонуйте послугу/товар
• висунути претензію

ВАЖЛИВО: Якщо ви збираєтеся використовувати лестощі як механізм впливу на адресата, щиро лестощі. Щирий комплімент завжди приносить задоволення людям з високою самооцінкою. Люди з низькою самостійною сертифікацією сприймають лестощі негативно!

Що саме ви збираєтеся переконати свого адресата?

• Що, з вашої точки зору, повинна людина, яку ви пишете?
• Які дії ви очікуєте від нього?

Цілі визначені - настав час думати про аргументи

• Які аргументи ви готові уявити? Що вони підтверджують?
• Який із аргументів може зацікавити адресата?
• Який ваш інтерес особисто?
• Наскільки ваші інтереси відрізняються від адресата?
• Що може бути компромісним рішенням?

Основні правила для компетентного написання ділового листа

Правила складання ділових листів досить прості.

Правило 1: Зображення

Важливо: людина, яка читає ваш лист, не знає вас особисто! Ваш лист повинен утворювати цілий і гарне зображення

Завдяки успішному обраному зображенню у листі ви вплинуте на свій сенсор на підсвідомому рівні.

П'ять зображень "неприємності":

Зображення впливової людини приваблює багатьох, однак, не всі є членами клубу "сильного світу". Якщо вас зараховують підтримку такої людини і маєте це не тільки усне, але й написане підтвердженням (наприклад, лист), сміливо посилайтеся на цей факт у процесі спілкування з вашим колегою. В іншому випадку вам доведеться розробити інші зображення.

ВАЖЛИВО: Захист впливової людини передбачає використання достатнього суворого стилю презентації в листі

Правило 2: Структура

Блок -структура є найбільш зручною для ділових листів

Правило 3: LID-Abzats

LID-Abzats-Several речення, які передують преамбулі

Що доречно в свинцю-абоат:
1. Щирості лестощі та компліменти до адресата

• Я просто прочитав вашу книгу, і вона справляла на мене величезне враження
• Я чув про вас як про людину, яка підтримує талановиту молодь
• Ваші підлеглі говорять про вас як про прекрасного лідера

2. Посилання на особисте знайомство чи рекомендації
3. Вдячність (якщо це не ваше перше звернення до адресата)

Правило 4: Використання правильних форм етикету

Правило 5: Грамотність

Чому грамотність важлива, поясніть в школі:

Правило 6: стислість - сестра талантів, чи чому чим менше слів, тим більше значення?

Значна думка, виражена в стисненій формі, набуває форми мудрості, так само, як у насінні вже бачиться велике дерево.
Деметріус Фалері

Цікавий факт. Поняття "лаконізм" ввів Платона в літературу в 4 столітті до нашої ери Більшість із нас все ще намагаються навчитися стисло висловлювати свої думки.

ВАЖЛИВО: Ваш адресат - це працевлаштована людина. У нього немає часу читати романи в листах. Пам'ятайте це, роблячи текст листа.

Редагувавши чорну версію тексту, не соромтеся позбутися зайвих слів. Ви мудріє дізнатися більше про стоп -слова, переглянувши відео "Максим Ільяхов: прості правила сильного тексту" в кінці статті.

Правило 7: Специфіка у діловому листі - Ваша козирна картка

У діловому світі - правда завжди краща, ніж брехня Франка чи невеликий продуктовий продукт. Листи без фактів автоматично надсилаються в папку спаму або кошик для сміття.

Але у вас є інше завдання?

Ви зробили лист:

Ваш адресат прочитав наступне:

Ви написали 41 слів. З них лише 4 слова-факти дійсно важливі для адресата. Вражає? Така статистика точно не вразить вашого адресата!

Що робити?

Редагувати:

Правило 8: Тема написання

Відсутність теми листа вказує на вашу недосвідченість!

Тема повинна бути пам’ятною, «привабливою».

Порада. Коли ви думаєте про тему свого листа, пам’ятайте: «чіпляйте» переваги, які ви готові запропонувати.

Правило 9: Бізнес -лист - це діловий стиль. Чому ви не можете використовувати інші стилі?

Тому що це вже не буде діловим листом.

Приклади інформаційних листів для бізнесу

Правильно складений інформаційний лист для бізнесу має такий план:

Приклад листа:

Які психологічні методи можна використовувати у діловому листі?

1. тактика "причина"

• Чітко і чітко пояснюють причини вашої привабливості до цієї конкретної особи
• Аргумент, чому він повинен вам допомогти, які переваги допомоги вам

2. Тактика "повторення"

Бізнес -пропозиція, заклики до дії, запит повторюється в декількох блоках письма по -різному

3. Тактика "припущення"

Така тактика інтригує адресат, але не завжди доречний. Припущення важко підтвердити факти. Якщо ви ризикуєте і пропонуєте, будьте готові, що з часом вам доведеться відповісти на свої слова

4. Тактика "заява"

У тексті листа використовуються лише позитивні речення, які створюють ефект істини

Як швидко навчитися писати ділові листи? Знову практикуйте і практикуйте

• Пройти спеціальну підготовку
• Прочитайте спеціальну літературу та займайтеся самовипаленням

• Тренуйтеся багато

Що може зіпсувати ваш лист? Відео

Яскрава ілюстрація поганого листа - це відео "Для навчання" Діловий лист ". Фільм "Три Простакашіно".

Лист може бути зіпсований:

• невідповідність структурних блоків
• відсутність логіки в презентації
• багаторазовий
• відсутність фактів
• наявність помилок
• неточний дизайн тощо.

Відео: "Для навчання" діловий лист ". Фільм "Три простахвахіно"

Чому діловий лист не мав сили? Де ти помилився?

• Ваш лист не можна було переглянути за 30 секунд і визначити ступінь його важливості

відповідно

• Ваш лист здавався адресатору не дуже важливим

Статистика: Середній лідер отримує 100-200 листів на день

ВАЖЛИВО: Основна ідея вашого повідомлення представлена \u200b\u200bна початку тексту! І лише тоді є пояснення основної думки

Як розробити бізнес -листи: Поради та відгуки

Перегляньте готове відео на тему ділових листів

ВІДЕО: Максим Ільяхов. Прості правила сильного тексту

ВІДЕО: Як написати проданий лист? Webpromoexperts#130 webinar

Відео: хитрощі переконливих та продажу листів

ВІДЕО: Переваги та недоліки ділових листів - Антон Краснобабцев