Hur skriver jag affärsbrev korrekt? Typer och struktur för företagsskrivning

Hur skriver jag ett affärsbrev som inte kommer att gå förlorat i "Information Garbage" och kommer att läsas? Regler, rekommendationer, exempel

Innehåll

Ordet är ett prisvärt affärsverktyg. I näringslivet är det omöjligt att hitta en person som inte skulle använda ordet i sitt arbete.

Modern verksamhet förvandlas gradvis till ett företag i korrespondens. Med hjälp av brev - elektronisk eller traditionell - kommunikation med kunder, affärspartners äger arbetsgivare. Brevet placerar författaren antingen som en professionell, eller som en person som det inte är värt att fortsätta förhållandet.

En professionell måste kunna skriva

kusten är klar
omedelbart
ärligt
intressant

Och det kommer aldrig att vara för sent att lära sig detta. Vi börjar med grunderna: vi förstår skillnaden mellan företag och vanligt skrivande.

Hur skiljer sig det officiella brevet från den vanliga? Specifikationerna i affärsbrevet

En bokstav är en kort text på en eller två sidan, vars syfte är att förmedla till adressatinformationen om något.

Arten av informationen och förhållandet mellan avsändaren och mottagaren av bokstaven delar upp korrespondensen i

affär (formell)
personlig (informell)

Ett affärsbrev kännetecknas av:

lakonicism
noggrannhet
argumentation och logik
information
utvärderande och emotionell neutralitet
standardisering:
officiella formulär används
hållbara tal, specialkontorsvillkor och konstruktioner används
antal ämnen-1-2
målinriktad
tydligt uttalad underordning (vid behov)

Vilka typer av företagsskrivning finns?

Typen av affärsbrev avgör

1. Syftet med dess stavning

Kommersiella mål

Du vill göra en affär och erbjuda dess specifika villkor gör ett brevferens (erbjudande) för adressaten

Om du inte har beslutat om villkoren för transaktionen som är acceptabla för dig, skicka ett brev
Vill du informera din adressat om brott mot skyldigheter enligt avtalet från hans sida? Gör ett stavbrev (klagomål)

Icke -vinstmålsmål

Tack i ett tacksamt brev
Bekräfta dina skyldigheter med ett garantibrev och ditt samtycke med ett brevbekräftelse
Skriv informationsbrev om du tycker att din information kommer att vara intressant för adressaten
Kom ihåg viktiga avtal, skyldigheter, påföljder med bokstäver.
Grattis i bokstäver, be om brev, kondoleanser i bokstäver-sores
Om du behöver skicka viktiga dokument eller materialvärden, se till att du ska göra ett brev för din last

2. mottagare

Om du adresserar brevet till flera mottagare på en gång gör du ett cirkulärt brev

3. Innehåll

Ditt brev kan påverka flera ämnen samtidigt som automatiskt gör det mångsidigt

4. struktur

Reglerade bokstäver föreslår utarbetandet av textdelen av bokstaven enligt en viss modell, och de ogrundade är av gratis presentation

5. Avgångsform

i kuvertet
elektronisk
med fax

Affärsskrivningstruktur: Introduktion, huvuddel, slutsats

Strukturen för standardföretag skriver mer grundlig övervägande.

Det korrekt utförda brevet måste motsvara följande schema:

Låt oss mer i detalj överväga några punkter i schemat:

1. Titel

Som regel är detta en kort presentation av ämnet att skriva.

Viktigt: Gör rubriken korrekt om du vill att adressaten ska läsa ditt brev.

Frånvaron av rubriker i affärskorrespondens är karakteristiskt för nybörjare som inte har elementära affärskorrespondensfärdigheter.

2. Överklagande

har en traditionell form "kära"
skriven med ett huvudbok i mitten av linjen

VIKTIGT: Användningen av förkortningar i omlopp är förbjuden!

3. PREBAMBULA

introducerar adressaten till huvudidén i brevet
förbereder adressaten för rätt uppfattning av efterföljande information som anges i brevet

4. Huvuddelen av texten underbygger nyckelidén som anges i ingressen

I denna del av brevet

du anger tydligt essensen i meningen/cirkulationen
ge argumenten: fakta, siffror, andra detaljer om ämnet för brevet. Expertutlåtande, egen positiv/negativ upplevelse

För bekvämligheten med motivering kan följande schema användas:

VIKTIGT: Det sista stycket måste innehålla en fras som indikerar ett specifikt steg eller förväntat resultat och uppmuntra adressaten till handling

5. Sammanfattningsvis:

6. I fönstret "signatur" måste information om adressaten ange:

placera
Fullständiga namn

Hur gör man inte ett misstag i att välja en brevstil?

I affärskorrespondens måste du ständigt göra ett val när det gäller att skriva och tonen i kommunikationen med adressaten. Hur torr, formell officiell eller, omvänt, levande, varm, mänsklig bör ditt budskap vara?

Personlig stil i affärskorrespondens betonar de individuella egenskaperna hos en person som skrev ett brev
När man använder en formell stil presenteras fakta och på sin grund dras motsvarande slutsatser
Personlig stil innebär kommunikation av författaren till brevet och adressaten på lika villkor
Den formella stilen visar en tydlig underordning och kraft som läsaren av brevet tvingas räkna

För att välja rätt kommunikationsstil i ett affärsbrev, tänk:

i vilka viktkategorier är du och din adressat
du vill komma överens på ett bra sätt eller sätta en takt

Hur följer man den valda stilen?

Personlig stil

Närvaron av personliga pronomen: Jag, vi, du
Till exempel: Jag ber om ursäkt till dig och hoppas verkligen att sådana misstag inte längre kommer att upprepas
Direkta överklaganden och förfrågningar
Till exempel: Vänligen lämna inte dina personliga saker utan tillsyn
Använda känslomässiga utvärderingsuttryck: Star Youth, Dövande misslyckande

Formell stil

Ersätta personliga pronomen abstrakt substantiv
Till exempel: The Administration of the Cinema ger sina uppriktiga ursäkter för att ändra schemat för kvällssessioner
Ersätta personliga överklaganden och förfrågningar från uttalanden
Till exempel: Lämna inte personliga föremål utan tillsyn
Använda allmänt accepterade kansler: Jag tar det till din kunskap på grund av det faktum att

Formell stil är kategoriskt inte lämplig om du komponerar en brev-bastard eller ett brev-manligt brev, det vill säga de affärsbrev där känslor måste uttryckas. I en situation där du skriver en brevfråga eller bokstäver för att följa en personlig stil bättre.

Vad är en brevbricka och hur man skriver det? Hur skiljer det sig från andra typer av bokstäver?

VIKTIGT: När du drar upp ett brev ska du fokusera adressatsens uppmärksamhet på exakt vilka åtgärder du förväntar dig av honom. Ange också specifika villkor för implementering av de uppgifter du ställer in.

Mallmallen hjälper till att göra det korrekt:

Vad är en bokstav och hur man skriver det?

Det finns två typer av bokstäver:

brevlokal
ett brev med ett positivt svar

Förberedelsen av båda typerna av brev har två allmänna regler (förutsatt att initiativbrevet upprättades korrekt):
1. Ordförråd och talomsättning för initiativbrevet bevaras i bokstavsuppsättningen
2. I texten till brev-svaren bör det inte finnas information om

datum för sammanställning av initiativbrevet
dess registreringsfråga

Ett exempel på ett välvilligt och korrekt brev från formationen ges nedan:

Vägran bör dock inte alltid vara mjukt. Det finns situationer när en strikt och strikt kommunikationsstil behövs. Nedan följer en mall för bokstäver för alla tillfällen: från svårt till mjukt:

Informationsbrev: Dess skillnad från att skriva och skriva skrifter

Informationsbrevet är multifunktionellt:

rapporter (till exempel om att ändra priser i prislistor)
informerar (om val av styrelseledamöter)
meddelar (om leverans av varor)
förklarar (om avsikter)
bekräftar (mottagande av varor)
påminner (om att uppfylla de skyldigheter som vidtas enligt avtalet)
annonserar och informerar (om företaget i allmänhet, om varor / tjänst i synnerhet)

Den kanske mest pressande frågan idag är frågan om hur man korrekt kan sammanställa ett reklam- och informationsbrev.

Planen för försäljningsbrevet presenteras i systemet:

När du sammanställer ett brev, se till att använda följande punkter:

Löfte
Berättigande
Priset på frågan
Uppmaning till handling

Den färdiga bokstaven kan se ut på följande sätt:

Hur kan du inte skriva affärsbrev? Typiska exempel på fel

1. Brist på struktur
2. Närvaron i texten till slangbokstaven eller informellt ordförråd
3. Felaktig design
4. Överflöd av stavning, syntaktiska, stilistiska fel
5. Frånvaron i bokstaven om pålitliga fakta, objektiv information
6. Överträdelse av de grundläggande reglerna för artighet (särskilt i brev-PRETENS)
7. Användningen av skrymmande och obegripliga erbjudanden i texten
8. Brist på logik i presentationen av materialet
9. Brist på förkodning av förkortningar
10. Allmänt oskärpa av texten vid dess mållösa sammanställning

Vad behöver du mer veta om affärsbrev?

1. För modern affärskorrespondens används metoden för blockstrukturen i texten.
Denna metod sparar tid och stöder den allmänna stilen för all affärsdokumentation. Ett karakteristiskt drag i metoden är en öppen skiljetecken eller frånvaron av poäng/komma (till exempel när dekorationslistor)

2. För en brevtitel kan ett teckensnitt användas utan sticklingar (till exempel Arial). Ett sådant teckensnitt på en undermedveten nivå uppfattas som stabil och grundlig

3. I huvudtexten bör teckensnitt med sticklingar (Times News Roman) användas. Tack vare seriferna rör sig ögonen enklare från bokstaven till bokstaven, vilket gör läsprocessen snabbare