Ako správne písať obchodné listy? Typy a štruktúra písania podnikania

Ako napísať obchodný list, ktorý sa nestratí v „informačnom odpade“ a bude čítaný? Pravidlá, odporúčania, príklady

Spokojnosť

Slovo je cenovo dostupný obchodný nástroj. V obchodnom svete nie je možné nájsť osobu, ktorá by vo svojej práci nepoužila slovo.

Moderné podnikanie sa postupne menia na podnikanie v korešpondencii. S pomocou listov - elektronická alebo tradičná - komunikácia so zákazníkmi, obchodnými partnermi sa zamestnávatelia konajú. List umiestňuje autora ako profesionála, alebo ako osoba, s ktorou nestojí za to pokračovať vo vzťahu.

Profesionál musí byť schopný písať

to je jasné
okamžite
vážne
zaujímavý

A nikdy nebude príliš neskoro na to, aby sme sa to naučili. Začneme základmi: chápeme rozdiel medzi obchodným a bežným písaním.

Ako sa líši oficiálny list od obvyklého písmena? Špecifiká obchodného listu

List je krátky text na jednej alebo dvoch stránkach, ktorého účelom je sprostredkovať informácie o adresáte o niečom.

Povaha informácií a vzťah medzi odosielateľom a príjemcom listu rozdeľujú korešpondenciu do

podnikanie (formálne)
osobné (neformálne)

Obchodný list sa vyznačuje:

lakonicizmus
presnosť
argumentácia a logika
informácie
hodnotiaca a emocionálna neutralita
Štandardizácia:
používajú sa oficiálne formuláre
používajú sa trvalo udržateľné prejavy reči, osobitné kancelárske termíny a stavby
počet tém-2-2
zacielený
jasne výrazné podriadenie (ak je to potrebné)

Aké typy písania podniku existujú?

Typ obchodného listu určuje

1. Účel jeho pravopisu

Komerčné ciele

Chcete uzavrieť dohodu a ponúknuť jeho konkrétne podmienky, aby sa adresátovi zameriava na list (ponuka)

Ak ste sa nerozhodli o podmienkach transakcie prijateľné pre vás, pošlite list
Chcete informovať svojho adresáta o porušení záväzkov na základe zmluvy z jeho strany? Vytvorte si kúzlo (sťažnosť)

Neziskové ciele

Ďakujem v vďačnom liste
Potvrďte svoje povinnosti záručným listom a svoj súhlas s potvrdením o liste
Napíšte informačné listy, ak si myslíte, že vaše informácie budú pre adresáta zaujímavé
Spomeňte si na dôležité dohody, povinnosti, sankcie pomocou listov
Gratulujem v listoch, požiadajte o listy, sústrasť v listoch
Ak potrebujete poslať dôležité dokumenty alebo materiálne hodnoty, nezabudnite pre svoj náklad pripraviť sprievodný list

2. Príjemca

Ak oslovíte list niekoľkým príjemcom naraz, urobíte kruhový list

3. Obsah

Váš list môže ovplyvniť niekoľko tém v rovnakom čase, čo ho automaticky robí viac -výrazný

4. Štruktúra

Regulované listy naznačujú prípravu textovej časti listu podľa určitého modelu a nezasiahnuté sú bezplatné prezentácie

5. Forma odchodu

v obálke
elektronický
faxom

Štruktúra písania podnikania: Úvod, hlavná časť, záver

Štruktúra štandardného písania podnikania si vyžaduje dôkladnejšie zváženie.

Správne vykonaný list musí zodpovedať nasledujúcej schéme:

Podrobnejšie zvážme niektoré body systému:

1. Názov

Toto je spravidla stručná prezentácia témy písania.

DÔLEŽITÉ: Ak chcete, aby adresát prečítal váš list, urobte správne nadpis.

Neprítomnosť nadpisov v obchodnej korešpondencii je charakteristická pre začiatočníkov, ktorí nemajú zručnosti v oblasti základnej obchodnej korešpondencie.

2. Odvolanie

má tradičnú formu „drahá“
napísané s kapitálom v strede riadku

Dôležité: Použitie skratiek v obehu je zakázané!

3. Presambula

predstavuje adresáta hlavnej myšlienky listu
pripraví adresáta na správne vnímanie následných informácií uvedených v liste

4. Hlavná časť textu odôvodňuje kľúčovú myšlienku uvedenú v preambule

V tejto časti listu

jasne uvádzate podstatu vety/obehu
uveďte argumenty: Fakty, čísla, ďalšie špecifiká na tému listu. Znalecký posudok, vlastné pozitívne/negatívne skúsenosti

Pre pohodlie odôvodnenia je možné použiť nasledujúcu schému:

DÔLEŽITÉ: Posledný odsek musí obsahovať frázu označujúcu konkrétny krok alebo očakávaný výsledok a povzbudiť adresáta k konaniu

5. Na záver:

6. V okne „Podpis“ musia informácie o adresáte uviesť:

názov práce
Celé meno

Ako neurobiť chybu pri výbere štýlu listu?

V obchodnej korešpondencii sa musíte neustále rozhodnúť, pokiaľ ide o štýl písania a tón komunikácie s adresátom. Aký suchý, formálny oficiálny alebo naopak, živý, teplý, ľudský, mal by byť vaša správa?

Osobný štýl v obchodnej korešpondencii zdôrazňuje individuálne vlastnosti osoby, ktorá napísala list
Pri použití formálneho štýlu sú uvedené fakty a na ich základe sú vyvodené zodpovedajúce závery
Osobný štýl zahŕňa komunikáciu autora listu a adresáta na rovnakom základe
Formálny štýl demonštruje jasnú podriadenie a silu, s ktorou je čitateľ listu nútený počítať

Ak chcete v obchodnom liste zvoliť správny štýl komunikácie, premýšľajte:

v akých kategóriách hmotnosti ste vy a váš adresát
chcete súhlasiť dobrým spôsobom alebo dať tempo

Ako dodržiavať vybraný štýl?

Osobný štýl

Prítomnosť osobných zámen: ja, my, ty
Napríklad: Ospravedlňujem sa vám a úprimne dúfam, že takéto chyby sa už nebudú opakovať
Priame odvolania a žiadosti
Napríklad: Prosím, nenechávajte svoje osobné veci bez dozoru
Použitím emocionálnych hodnotiacich výrazov: Hviezdna mládež, ohlušujúce zlyhanie

Formálny štýl

Nahradenie osobných zámenov abstraktné podstatné mená
Napríklad: Správa kina prináša úprimné ospravedlnenie za zmenu harmonogramu večerných stretnutí
Nahradenie osobných odvolaní a žiadostí vyhláseniami
Napríklad: Prosím, nenechávajte osobné veci bez dozoru
Použitie všeobecne akceptovanej kancelárie: Prinášam to k vašim vedomia

Formálny štýl nie je kategoricky vhodný, ak zostavujete listový bastard alebo list listov, to znamená, že obchodné listy, v ktorých sa musia vyjadriť pocity. V situácii, keď píšete list o liste alebo listovom liste, aby ste lepšie dodržiavali osobný štýl.

Čo je to listový perstiment a ako ho napísať? Ako sa líši od iných typov listov?

DÔLEŽITÉ: Pri vypracovaní listu zamerajte pozornosť adresáta na presne to, aké kroky od neho očakávate. Uveďte aj konkrétne výrazy na vykonávanie stanovených úloh.

Šablóna šablóny pomôže správne splniť:

Čo je to list a ako ho napísať?

Existujú dva typy písmen valcov:

list
list s pozitívnou odpoveďou

Príprava oboch typov listov má dva všeobecné pravidlá (za predpokladu, že iniciatívny list bol vypracovaný správne):
1. Slovná zásoba a obrat reči iniciatívneho listu sú zachované v liste
2. V texte listovej odpovede by nemali existovať informácie

dátum kompilácie listu iniciatívy
jeho problém s registráciou

Príklad benevolentného a správneho listu z formácie je uvedený nižšie:

Odmietnutie by však nemalo byť vždy mäkké. Existujú situácie, keď je potrebný prísny a prísny štýl komunikácie. Nižšie je šablóna pre Listy-Honey pre všetky príležitosti: od ťažkých po mäkké:

Informačný list: Jeho rozdiel od písania a písania spisov

Informačný list je multifunkčný:

správy (napríklad o zmene cien v cenových zoznamoch)
informácie (o opätovnom zvolení členov predstavenstva)
upozorňuje (o prepravu tovaru)
vyhlasuje (o zámeroch)
potvrdzuje (prijatie tovaru)
pripomína (o splnení záväzkov vykonaných na základe zmluvy)
inzeruje a informuje (o spoločnosti všeobecne o tovaroch / službách)

Asi najnaliehavejším problémom je dnes otázka, ako správne zostaviť reklamu a informačný list.

Plán predajného listu je uvedený v schéme:

Pri zostavovaní písmena nezabudnite použiť nasledujúce body:

Sľubovať
Odôvodnenie
Cena problému
Výzva do akcie

Hotový list môže vyzerať takto:

Ako nemôžete písať obchodné listy? Typické príklady chýb

1. Nedostatok štruktúry
2. Prítomnosť v texte listu slangového alebo neformálneho slovnej zásoby
3. Nepresný dizajn
4. Veľa pravopisu, syntaktické, štylistické chyby
5. Absencia v liste spoľahlivých skutočností, objektívne informácie
6. Porušenie základných pravidiel zdvorilosti (najmä v listoch)
7. Používanie objemných a nepochopiteľných ponúk v texte
8. Nedostatok logiky pri prezentácii materiálu
9. Nedostatok dekódovania skratiek
10. Všeobecné rozmazanie textu v prípade jeho bezcieľnej kompilácie

Čo ešte potrebujete vedieť o obchodných listoch?

1. V prípade modernej obchodnej korešpondencie sa používa metóda blokovej štruktúry textu.
Táto metóda šetrí čas a podporuje všeobecný štýl všetkej obchodnej dokumentácie. Charakteristickou črtou metódy je otvorená interpunkcia alebo absencia bodov/čiarok (napríklad pri zdobení zoznamov)

2. Pre názov písmena je možné písmo použiť bez odrezkov (napríklad Arial). Takéto písmo na podvedomej úrovni je vnímané ako stabilné a dôkladné

3. V hlavnom texte by sa mali používať písma s odrezkami (Times News Roman). Vďaka seriálom sa oči ľahšie pohybujú z listu do listu, ktorý zvyšuje proces čítania rýchlejšie