Как грамотно и вежливо отказать кандидату после собеседования: пример

Важно уметь правильно отказать кандидату после собеседования. Как это сделать, читайте в статье.

Каждая уважающая себя компания заинтересована в лучших кадрах. Но подбор кандидата представляет собой конкурс. Поначалу на вакансию претендует с десяток неплохих (и даже хороших) специалистов, обладающих отличным опытом или превосходным профильным образованием.

Прочитайте в другой статье на нашем сайте: «Как правильно писать в анкете безработная или временно неработающая?». Вы узнаете, когда указывается безработная, а в каких случаях — временно неработающая.

Но факт есть факт – наступает момент, когда выбор уже сделан. Это один из самых напряженных моментов для работодателя – ведь придется отказать всем остальным претендентам. Как это сделать правильно? Читайте об этом в данной статье.

Обязательно ли давать ответ при отказе после собеседования: когда это нужно делать?

Представители некоторых организаций не считают нужным уведомлять людей о том, что они не прошли конкурс в их компанию и нужный человек уже найден. Но держать кандидата в неведении не совсем правильно. Конечно, большинство претендентов на вакансию рассылает резюме в разные компании. Но бывает и такое, что человек ждет звонка и не ищет новую работу лишь потому, что не получил окончательно разъяснения с того предприятия, где проходил испытательный срок или собеседование. Обязательно ли давать ответ при отказе после собеседования? Когда это нужно делать?

• Сказать человеку, что он вам не подходит, безусловно, нужно.
• Важно сделать это максимально вежливо и тактично. Конечно, многие руководители стесняются категоричного ответа и уходят от него.
• Однако следует помнить, что соискатель – это ваш партнер. Вы же находите в себе силы говорить, что продажи падают или задерживаются поставки? Так же и с людьми, которые пришли устраиваться в вашу фирму.

Для того, чтобы избежать недоразумений, в заключительной части собеседования нужно ставить конкретные сроки, чтобы не отнимать у человека время. К примеру, «не мы вам перезвоним», а ответить нужно так:

• «Ожидайте нашего звонка в течение недели»
• «Мы дадим вам окончательный ответ спустя 2 дня»
• «Перезвоните нам завтра с 10 до 19-ти, и мы вам скажем»

Если существует специальный совет или коллегия из нескольких управляющих и один из директоров не знает точных сроков, он может назвать примерные:

• «Ответ относительно вашей кандидатуры будет вынесен через неделю»
• «До конца апреля станет известно, станете ли вы новым членом нашего коллектива» и т.д.

Естественно, указанные сроки следует запоминать и выполнять. Если вы пообещали, что на следующей неделе соискателю перезвоните вы или ваш представитель, обязательно сделайте это.

Если на вакансию не претендует 300 человек (что бывает крайне редко), лучше честно позвонить или написать каждому из соискателей о том, что они не прошли конкурс на вашу вакансию. Тогда человек не будет тешить себя напрасными надеждами, а продолжит поиски.

Причины отказа кандидату после собеседования

Каждый руководитель оставляет за собой право брать человека на работу или не брать. Случается так, что отказывают даже мастерам своего дела. Это происходит по разным причинам. По каким же? Вот причины отказа кандидату после собеседования:

Отсутствие опыта работы:

• Конечно, где человек возьмет опыт, если его не берут? Но многие компании не хотят быть «няньками» и учителями. Им нужен сотрудник, который сразу будет показывать отличный результат, и мотивировать других сотрудников.
• Именно поэтому у людей, только что закончивших университет или тех, кто работал в других компаниях без трудовой книжки, могут возникнуть сложности при поиске работы.

Личная неприязнь:

• Безусловно, это дискриминация. Но такое случается.
• Антипатия руководителя может возникнуть внезапно: из-за происхождения человека, его тембра голоса, дикции и даже прически либо одежды.
• Многие компании предусматривают дресс-код. Глядя на первоначальный вид соискателя, руководитель невольно задумывается о том, сможет ли человек ему соответствовать.
• В группе риска мужчины с растительностью на лице или нетипичными прическами, а также женщины в слишком откровенных нарядах и с обилием макияжа.

Половой признак:

• Достаточно часто в вакансии отказывают молодым женщинам, потому, что боятся, что спустя 1-2 месяца те забеременеют, уйдут в декрет и придется искать новую сотрудницу.

Отсутствие профильного образования:

• Предположим, человек учился на переводчика, а после решил «переквалифицироваться» и закончил курсы программирования.
• Но это всего лишь курсы, низшая ступень. Поэтому на вакансию программиста в приличную фирму его вряд ли возьмут. Даже если он разбирается во всех тонкостях.
• В случаях резкой смены деятельности лучше заочно получить второе, профильное образование и только тогда пытаться покорить новую стезю.

Кандидат не соответствует требованиям:

• Допустим, фирма ищет молодого человека от 18 до 25 лет. На собеседование пришел 40-летний мужчина. Конечно, он может выглядеть молодо. Но в таком случае, все равно, смотрят не на лицо, а в паспорт.
• Если в объявлении указано, что сотрудник должен быть не старше 25-ти, быть может, соискателя выслушают, но ему не перезвонят.

Кандидат откровенно «провалился» на собеседовании:

• Это не обязательно отсутствие профессиональной компетенции.
• Руководитель мог заметить какие-либо отпугивающие факторы: наличие татуировок, резкий запах табака и прочие признаки вредных привычек и т.д.
• Также человек может отпугнуть директора излишней апатичностью или чрезмерным рвением, либо же скромностью и вспыльчивостью.

Конечно, существуют и другие причины отказ, и вы, как соискатель работы навряд ли узнаете, почему вам отказано в должности, но не переживайте и не зацикливайтесь на этом. Если вам отказали, приступайте к поиску новой работы, Ведь свое место и любимую работу вы все равно найдете.

Как сообщить кандидату при отказе после собеседования: письмо по почте, в электронном виде, при личной встрече, телефонный звонок 

Как правило, каждая компания выбирает свой способ. Как сообщить кандидату при отказе после собеседования?

• Плюс телефонных звонков в том, что они позволяют услышать неприятную правду напрямую.
• Однако в процессе рассылки электронных писем фирма будет экономить время: ведь можно просто наладить рассылку для всех соискателей с одним и тем же текстом. Меняться будут только имена и отчества.
• Многие руководители предпочитают пользоваться обычной почтой, отправляя бумажные письма с отказом.

Письмо на электронную почту – хороший вариант. В большинстве случаев оно выглядит приблизительно так:

Здравствуйте, Андрей Владиленович!

20.05.2021 вы проходили собеседование в нашей компании «Happy Kids» на должность продавца-консультанта детской одежды. Специалисты оценили ваши профессиональные качества, опыт работы, уникальные навыки и творческий подход. Но, увы, окончательный выбор пал на другого кандидата. Мы сохраним ваши данные на случай, если данная вакансия освободится. Компания «Happy Kids» желает вам успехов и удачи в поиске работы.

С уважением, менеджер по персоналу,

Харитонова С.В.

Что же касается личной встречи как способа сообщить неприятную новость, она практически не используется. Исключение составляют случаи, когда кандидат настолько негативно проявил себя при предыдущей встрече или на испытательном сроке, что хочется сказать ему об этом.

Также отличным вариантом уведомить соискателя является телефонный звонок. В данном случае разговор будет вот такого приблизительного содержания:

— Добрый вечер, Михаил Витальевич! Простите, я вас не отвлекаю?

— Нет – отвечает кандидат.

— Меня зовут Мария, я представитель компании «E-Global». 21 декабря  вы проходили у нас собеседование на вакансию «оператор компьютерного набора». Увы, но мы вынуждены отказать вам.

— Позвольте узнать причину отказа – просит кандидат.

— Михаил Витальевич, скорость набора текста на иностранном языке, которую вы показали во время стажировки, недостаточна. Нам нужен человек, который может не только быстро набирать документы, но и оперативно мыслить.

— Понимаю – говорит кандидат.

— Спасибо большое вам за участие в конкурсе! Компания «E-Global» желает вам успехов и поздравляет с наступающим Новым годом!

— Благодарю, и вас также.

Оба эти варианта подходят для отказа. Ниже читайте еще больше полезной информации.

Какой способ отказа кандидату после собеседования лучше?

 Выше были опубликованы примеры отклонения заявок от соискателей. Но какой способ отказа кандидату после собеседования лучше?

• В тех случаях, когда соискателей меньше 6-ти, лучше всего связаться с каждым по телефону лично.
• Безусловно, можно составить шаблон электронного письма. Но у человека могут возникнуть вопросы, почему именно он не подошел на эту вакансию.
• Телефонный разговор поможет ему сразу узнать ответ. Не придется писать в компанию заново, чтобы выяснить причины отказа.

Если же подбирался персонал низкого уровня или людей очень много, разумнее разослать электронные письма.

Как не стоит отказывать кандидату?

Важно отклонять заявку от соискателей правильно, чтобы не обидеть людей. Как не стоит отказывать кандидату?

• Уведомлять людей о неприятном событии следует на дружеской ноте, без агрессии и напора.
• Соискатель не должен сделать из общения вывод, что он плохой и недостойный человек.
• Он лишь должен понять, что чего-то в его кандидатуре не хватает для того, чтобы получить работу в данной фирме.

Что же касается причин отказа, их можно не говорить, если кандидат не интересуется. Если же он спрашивает «почему я не подхожу», следует тактично пояснить ему. Однако никогда не следует переходить на личности и употреблять фразы вроде:

• «Юрий Андреевич, вы не станете нашим сотрудником, потому, что в программировании вы полный ноль».
• «Ольга Юрьевна, вам бы немного похудеть, и тогда мы точно взяли бы вас секретарем. Но сейчас мы не можем этого сделать, ибо вы будете портить имидж нашей компании».

В целом, вообще не следует давать каких-либо комментариев относительно внешности соискателя. Вы его рассматриваете не как модель с обложки журнала, а как специалиста.

Как правильно, грамотно и вежливо отказать кандидату после собеседования: пример

Как правило, в каждом резюме можно найти потенциальную причину отказа. Допустим: «отсутствие работы по трудовой и рекомендаций на протяжении последних пяти лет», «несоответствие возрасту», «недостаточные профессиональные навыки» и т.д. Как правильно, грамотно и вежливо отказать кандидату после собеседования?

Вот пример (телефонный звонок):

— Здравствуйте, Светлана Юрьевна! Вам сейчас удобно говорить?

— Да, что вам угодно?

— Меня зовут Юлия. Я менеджер по персоналу компании «Стартэк». Вы проходили у нас собеседование на должность заместителя директора?

— Да, проходила.

— Светлана Юрьевна, позвольте вас огорчить. Простите, но вы нам не подходите.

— Можно узнать причину?

— Нам нужен человек, который уже работал на руководящей должности, который имеет реальный опыт управления коллективом. У вас очень хорошее профильное образование, но, насколько я знаю, вам 21 год и вы только закончили ВУЗ. Простите, но нам нужен более опытный человек. Очень надеюсь, что своим звонком я не испортила вам вечер.

— Нет, что вы, все в порядке. Я все понимаю.

— Ольга Юрьевна, желаем вам удачи в поиске работы! Если вдруг появятся подходящие вакансии, мы вам перезвоним.

— Да, будьте любезны.

— Всего доброго! До свидания!

— До свидания!

Как видите, правильно отказывать соискателю очень просто. Человек при этом не обидится и будет все понимать. Благодаря вежливому общению, он не потеряет веру в себя и продолжит поиск. А вы сможете работать с достойным кандидатом, который был отобран в результате большого конкурса. Удачи!

Видео: Отказ соискателю после собеседования

Видео: Мы вам перезвоним. Реальные причины отказов на собеседовании

Прочитайте по теме:

• Как писать характеристику на работника, сотрудника с места работы? 
• Когда предоставляется отпуск без содержания по инициативе работника? 
• Есть ли у работника право на использование отпуска за первый год работы? 
• Через сколько месяцев положен отпуск работнику? 
• Что написать о себе, как охарактеризовать себя в резюме: пример