Kako pravilno pisati poslovne pisem? Vrste in struktura poslovnega pisanja

Kako napisati poslovno pismo, ki ne bo izgubljeno v "informacijskem smeti" in ga bomo prebrali? Pravila, priporočila, primeri

Zadovoljstvo

Beseda je cenovno ugodno poslovno orodje. V poslovnem svetu je nemogoče najti osebo, ki besedo ne bi uporabila pri svojem delu.

Sodobno podjetje se postopoma spreminja v dopisovanje. S pomočjo črk - elektronska ali tradicionalna - komunikacija s strankami, poslovnimi partnerji, delodajalci. Pismo postavlja avtorja bodisi kot profesionalca bodisi kot osebo, s katero ni vredno nadaljevati odnosa.

Strokovnjak mora biti sposoben pisati

to je jasno
takoj
resno
zanimivo

In nikoli ne bo prepozno, da bi se tega naučil. Začnemo z osnovami: razumemo razliko med poslovnim in običajnim pisanjem.

Kako se uradno pismo razlikuje od običajnega? Posebnosti poslovnega pisma

Pismo je kratko besedilo na eni ali dve strani, katerega namen je posredovati informacije o naslovnici o nečem.

Narava informacij in odnos med pošiljateljem in prejemnikom črke razdelite dopisovanje

posel (formalno)
osebno (neformalno)

Za poslovno pismo je značilno:

lakonizem
natančnost
argumentacija in logika
informacije
ocenjevalna in čustvena nevtralnost
standardizacija:
uporabljajo se uradni obrazci
uporabljajo se trajnostni govorni govori, posebni uradni pogoji in konstrukcije
Število tem-1-2
ciljano
jasno izgovorjena podrejena (če je potrebno)

Katere vrste poslovnega pisanja obstajajo?

Vrsta poslovnega pisma določa

1. Namen njegovega črkovanja

Komercialni cilji

Želite sklepati posel in ponuditi njegove posebne pogoje--da se nagovori (ponudba) za naslovnika

Če se niste odločili za pogoje transakcije, ki so sprejemljivi za vas, pošljite pismo
Želite obvestiti svojega naslovnika o kršitvi obveznosti po pogodbi z njegove strani? Naredite črkovanje (pritožba)

Neprofitni cilji

Hvala v hvaležni pismo
Potrdite svoje obveznosti z garancijskim pismom in vaše soglasje s potrditvijo pisma
Če menite, da bodo vaši podatki zanimivi za naslovnika
Spomnimo se pomembnih sporazumov, obveznosti, kazni s pismi-recharge
Čestitamo v pismih, prosite za pisma, sožalje v pismih
Če morate poslati pomembne dokumente ali materialne vrednosti, se prepričajte, da naredite spremno pismo za svoj tovor

2. prejemnik

Če pismo nagovorite več prejemnikom naenkrat, potem naredite krožno pismo

3. Vsebina

Vaše pismo lahko hkrati vpliva na več tem, ki samodejno naredijo večstransko

4. Struktura

Regulirana pisma kažejo na pripravo besedilnega dela pisma po določenem modelu, Unfrated pa so brezplačne predstavitve

5. Oblika odhoda

v ovojnici
elektronsko
po faksu

Struktura poslovnega pisanja: Uvod, glavni del, zaključek

Struktura standardnega poslovnega pisanja zahteva natančnejše upoštevanje.

Pravilno izvedeno pismo mora ustrezati naslednji shemi:

Podrobno razmislimo o nekaterih točkah sheme:

1. Naslov

Praviloma je to kratka predstavitev teme pisanja.

Pomembno: Naslov je pravilno, če želite, da naslovnica prebere vaše pismo.

Odsotnost naslovov v poslovni korespondenci je značilna za začetnike, ki nimajo osnovnih poslovnih dopisovalnih veščin.

2. Pritožba

ima tradicionalno obliko "draga"
napisano s kapitalskim pismom na sredini vrstice

Pomembno: Uporaba okrajšav v obtoku je prepovedana!

3. Presambula

predstavi naslovnika glavno idejo pisma
naslovnik pripravi na pravilno dojemanje naslednjih informacij, določenih v pismu

4. Glavni del besedila utemeljuje ključno idejo, določeno v preambuli

V tem delu pisma

jasno navedete bistvo stavka/obtoka
navedite argumente: dejstva, številke, druge podrobnosti na temo pisma. Strokovno mnenje, lastna pozitivna/negativna izkušnja

Za udobje utemeljitve je mogoče uporabiti naslednjo shemo:

Pomembno: Zadnji odstavek mora vsebovati besedno zvezo, ki označuje določen korak ali pričakovani rezultat in naslavnika spodbuditi k dejanju

5. Za zaključek:

6. V oknu "Podpis" morajo informacije o naslovniku navesti:

položaj
Polno ime

Kako ne narediti napake pri izbiri sloga črke?

V poslovni korespondenci se morate nenehno odločiti glede sloga pisanja in ton komunikacije z naslovnikom. Kako suh, formalni uradnik ali, obratno, živo, toplo, človeško, bi moralo biti vaše sporočilo?

Osebni slog v poslovnem dopisovanju poudarja individualne lastnosti osebe, ki je napisala pismo
Pri uporabi formalnega sloga so predstavljena dejstva in na njihovi osnovi so ustrezni zaključki
Osebni slog vključuje komunikacijo avtorja pisma in naslovnika na enakih podpiranju
Formalni slog kaže jasno podrejanje in silo, s katero je bralec pisma prisiljen na obračun

Če želite izbrati pravi slog komunikacije v poslovnem pismu, pomislite:

v kakšnih kategorijah teže ste vi in \u200b\u200bvaši naslovnici
se želite dobro strinjati ali povedati

Kako se držati izbranega sloga?

Osebni slog

Prisotnost osebnih zaimkov: jaz, mi, ti
Na primer: Opravičujem se vam in iskreno upam, da takšne napake ne bodo več ponovile
Neposredne pritožbe in zahteve
Na primer: prosim, ne puščajte osebnih stvari brez nadzora
Uporaba čustvenih ocenjevalnih izrazov: Zvezdna mladina, gluhi neuspeh

Formalni slog

Zamenjava osebnih zaimkov abstraktni samostalniki
Na primer: uprava kinematografije prinaša iskrena opravičila za spremembo urnik večernih sej
Zamenjava osebnih pritožb in zahtev z izjavami
Na primer: osebnih predmetov ne pustite brez nadzora
Uporaba splošno sprejete kanclernice: prinašam jo po vašem znanju, ker je dejstvo, da

Formalni slog kategorično ni primeren, če sestavite pisma ali pisma pisma, to je tista poslovna pisma, v katerih je treba izraziti občutke. V situaciji, ko napišete vprašanje pisma ali ponudbe, da se bolje držite osebnega sloga.

Kaj je črk in kako ga napisati? Kako se razlikuje od drugih vrst črk?

Pomembno: Ko sestavite pismo, usmerite pozornost naslovnika na to, kakšna dejanja pričakujete od njega. Navedite tudi posebne pogoje za izvajanje nalog, ki jih nastavite.

Predloga predloge bo pomagala, da jo pravilno naredite:

Kaj je pisma in kako ga napisati?

Obstajata dve vrsti črk volne:

pismo-Otkaz
pismo s pozitivnim odgovorom

Priprava obeh vrst pisem ima dve splošna pravila (pod pogojem, da je bilo pravilno izrisano pobudno pismo):
1. V pismu sta v pismu ohranjeni besedni zaklad in govorni prehod pobude
2. V besedilu odgovora na pisma ne bi smelo biti informacij

datum sestave pisma pobude
njegovo registracijsko vprašanje

Spodaj je naveden primer dobronamerne in pravilne črke iz formacije:

Vendar zavrnitev ne bi smela biti vedno mehka. Obstajajo situacije, ko je potreben strog in strog slog komunikacije. Spodaj je predloga za črke za vse priložnosti: od trde do mehke:

Informacijsko pismo: njegova razlika od pisanja in pisanja spisov

Informacijsko pismo je večnamensko:

poročila (na primer o spreminjanju cen na cenah)
obvešča (o ponovni izvolitvi članov upravnega odbora)
obvesti (o pošiljki blaga)
izjave (o nameri)
potrdi (prejem blaga)
opomni (o izpolnjevanju obveznosti, ki jih je izvedel po pogodbi)
oglašuje in obvešča (o podjetju na splošno, zlasti o blaga / storitvi)

Morda je danes najbolj pereče vprašanje vprašanje, kako pravilno sestaviti oglaševalsko in informacijsko pismo.

Načrt prodajnega pisma je predstavljen v shemi:

Ko sestavite črko, ne pozabite uporabiti naslednjih točk:

Obljuba
Utemeljitev
Cena vprašanja
Poziv k dejanju

Končno pismo je lahko videti na naslednji način:

Kako ne pišete poslovnih pisem? Tipični primeri napak

1. Pomanjkanje strukture
2. Prisotnost v besedilu pisma slenga ali neformalnega besedišča
3. Napačna zasnova
4. Obilje črkovanja, skladenjskih, stilskih napak
5. Odsotnost v pismu zanesljivih dejstev, objektivnih informacij
6. Kršitev osnovnih pravil vljudnosti (zlasti v predvidenih pismih)
7. Uporaba obsežnih in nerazumljivih ponudb v besedilu
8. Pomanjkanje logike pri predstavitvi gradiva
9. Pomanjkanje dekodiranja kratic
10. Splošno zameglitev besedila v primeru njegove brezciljne kompilacije

Kaj še morate vedeti o poslovnih pismih?

1. Za sodobno poslovno korespondenco se uporablja metoda blokovne strukture besedila.
Ta metoda prihrani čas in podpira splošni slog vse poslovne dokumentacije. Značilna značilnost metode je odprta ločila ali odsotnost točk/vejic (na primer pri okraševanju seznamov)

2. Za naslov črke se lahko uporablja pisava brez potaknjencev (na primer Arial). Takšna pisava na podzavestni ravni se dojema kot stabilna in temeljita

3. V glavnem besedilu je treba uporabiti pisave s potaknjenci (Times News Roman). Zahvaljujoč serifom se oči lažje premaknejo od črke do črke, zaradi česar je postopek branja hitreje