Cum se scrie corect scrisori de afaceri? Tipuri și structură de scriere de afaceri

Cum să scrieți o scrisoare de afaceri care să nu se piardă în „gunoi de informații” și va fi citită? Reguli, recomandări, exemple

Conţinut

Cuvântul este un instrument de afaceri accesibil. În lumea afacerilor, este imposibil să găsești o persoană care să nu folosească cuvântul în munca sa.

Afacerile moderne se transformă treptat într -o afacere în corespondență. Cu ajutorul scrisorilor - electronice sau tradiționale - comunicare cu clienții, parteneri de afaceri, angajatorii are loc. Scrisoarea poziționează autorul fie ca profesionist, fie ca persoană cu care nu merită să continuăm relația.

Un profesionist trebuie să poată scrie

clar
imediat
cu seriozitate
interesant

Și nu va fi niciodată prea târziu pentru a afla acest lucru. Începem cu elementele de bază: înțelegem diferența dintre scrisul de afaceri și scrierea obișnuită.

Cum diferă litera oficială de cea obișnuită? Specificul scrisorii de afaceri

O scrisoare este un text scurt într -una sau două pagini, al cărui scop este de a transmite informațiilor destinatară cu privire la ceva.

Natura informațiilor și relația dintre expeditor și destinatarul scrisorii împart corespondența în

afaceri (formale)
personal (informal)

O scrisoare de afaceri este caracterizată de:

laconicism
precizie
argumentare și logică
informație
neutralitate evaluativă și emoțională
standardizare:
se folosesc formulare oficiale
se folosesc discursuri durabile de vorbire, termeni speciali de birou și construcții
numărul de subiecte-1-2
vizat
subordonarea clar pronunțată (dacă este necesar)

Ce tipuri de scriere de afaceri există?

Tipul de scrisoare de afaceri determină

1. Scopul ortografiei sale

Obiective comerciale

Doriți să faceți o tranzacție și să oferiți condițiile sale specifice, făcând o ofertă de scrisori (ofertă) pentru destinatar

Dacă nu ați decis asupra condițiilor tranzacției acceptabile pentru dvs., trimiteți o scrisoare
Doriți să vă informați destinatarul despre încălcarea obligațiilor din contract din partea sa? Faceți o scrisoare vrajă (plângere)

Obiective non -profit

Mulțumesc într -o scrisoare recunoscătoare
Confirmați-vă obligațiile cu o scrisoare de garanție și consimțământul dvs. cu o confirmare a scrisorilor
Scrieți scrisori de informații dacă credeți că informațiile dvs. vor fi interesante pentru destinatar
Reamintim acorduri importante, obligații, penalități cu scrisori-redresare
Felicitări în scrisori, cereți scrisori, condoleanțe în scrisori-leri
Dacă trebuie să trimiteți documente importante sau valori materiale, asigurați -vă că faceți o scrisoare de întâmpinare pentru marfa dvs.

2. Beneficiar

Dacă adresați scrisoarea mai multor destinatari simultan, atunci faceți o scrisoare circulară

3. Conținut

Scrisoarea dvs. poate afecta mai multe subiecte în același timp care îl face automat

4. Structura

Scrisorile reglementate sugerează pregătirea părții de text a scrisorii conform unui anumit model, iar cele necorespunzătoare sunt de prezentare gratuită

5. Forma de plecare

În plic
electronic
cu fax

Structura de scriere a afacerilor: introducere, partea principală, concluzie

Structura scrierii standard de afaceri necesită o atenție mai detaliată.

Scrisoarea executată corect trebuie să corespundă următoarei scheme:

Să luăm în considerare mai detaliat câteva puncte ale schemei:

1. Titlu

De regulă, aceasta este o scurtă prezentare a subiectului scrierii.

IMPORTANT: Faceți un titlu corect dacă doriți ca destinatarul să vă citească scrisoarea.

Absența rubricii în corespondența de afaceri este caracteristică începătorilor care nu au abilități de corespondență de afaceri elementare.

2. Apel

are o formă tradițională „dragă”
scris cu o scrisoare capitală în mijlocul liniei

IMPORTANT: Utilizarea prescurtărilor în circulație este interzisă!

3. Presambula

introduce destinatarul la ideea principală a scrisorii
pregătește destinatarul pentru percepția corectă a informațiilor ulterioare prevăzute în scrisoare

4. Partea principală a textului substanțează ideea cheie prezentată în preambul

În această parte a scrisorii

indicați clar esența propoziției/circulației
dă argumentele: fapte, numere, alte specificații pe tema scrisorii. Opinia experților, experiența pozitivă/negativă

Pentru comoditatea justificării, se poate utiliza următoarea schemă:

IMPORTANT: Ultimul paragraf trebuie să conțină o frază care indică un pas specific sau un rezultat așteptat și să încurajeze destinatarul să acționeze

5. În concluzie:

6. În fereastra „Semnătură”, informațiile despre destinatar trebuie să indice:

denumirea funcției
Numele complet

Cum să nu faci o greșeală în alegerea unui stil de scrisoare?

În corespondența de afaceri, trebuie să faceți o alegere în mod constant cu privire la stilul de scriere și tonul comunicării cu destinatarul. Cât de uscat, oficial formal sau, invers, de a trăi, de cald, de om ar trebui să fie mesajul tău?

Stilul personal în corespondența de afaceri subliniază calitățile individuale ale unei persoane care a scris o scrisoare
Când utilizați un stil formal, sunt prezentate fapte și, pe baza lor, concluziile corespunzătoare sunt trase
Stilul personal implică comunicarea autorului scrisorii și a destinatarului pe o etapă de egalitate
Stilul formal demonstrează o subordonare și o forță clară cu care cititorul scrisorii este obligat să socotească

Pentru a alege stilul de comunicare potrivit într -o scrisoare de afaceri, gândiți -vă:

În ce categorii de greutate sunteți și destinatarul dvs.
vrei să fii de acord într -un mod bun sau să pui un ritm

Cum să respectați stilul ales?

Stil personal

Prezența pronumelor personale: eu, noi, tu
De exemplu: îmi cer scuze și sper sincer că astfel de greșeli nu vor mai fi repetate
Apeluri directe și cereri
De exemplu: vă rog, nu lăsați lucrurile personale nesupravegheate
Utilizarea expresiilor de evaluare emoțională: tineret stelară, eșec asurzitor

Stil formal

Înlocuirea pronumelor personale substantive abstracte
De exemplu: administrarea cinematografiei își aduce scuzele sincere pentru schimbarea programului sesiunilor de seară
Înlocuirea apelurilor personale și a cererilor cu declarații
De exemplu: vă rugăm să nu lăsați articole personale nesupravegheate
Folosind cancelaria general acceptată: o aduc la cunoștința ta, datorită faptului că

Stilul formal nu este categoric nu este potrivit dacă compuneți un tracțiune de scrisori sau o scrisoare de scrisori-bărbați, adică acele scrisori de afaceri în care trebuie exprimate sentimente. Într-o situație în care scrieți o scrisoare de scrisoare sau o infracțiune de scrisori pentru a respecta mai bine un stil personal.

Ce este un pest de literă și cum să-l scrie? Cum diferă de alte tipuri de litere?

IMPORTANT: Atunci când întocmește o scrisoare, concentrează atenția destinatarului asupra exact a acțiunilor pe care le aștepți de la el. De asemenea, indicați termeni specifici pentru implementarea sarcinilor pe care le setați.

Șablonul șablon va ajuta la realizarea corectă:

Ce este o scrisoare și cum să o scrieți?

Există două tipuri de litere late:

scrisoare-otkaz
o scrisoare cu un răspuns pozitiv

Pregătirea ambelor tipuri de scrisori are două reguli generale (cu condiția ca scrisoarea inițiativă să fie întocmită corect):
1. Vocabularul și cifra de afaceri a scrisorii inițiativei sunt păstrate în compensarea scrisorii
2. În textul de răspuns la scrisori, nu ar trebui să existe informații despre

data compilării scrisorii inițiative
problema înregistrării sale

Un exemplu de scrisoare binevoitoare și corectă din formare este prezentat mai jos:

Cu toate acestea, refuzul nu ar trebui să fie întotdeauna moale. Există situații în care este nevoie de un stil de comunicare strict și strict. Mai jos este un șablon pentru litere-hney pentru toate ocaziile: de la greu la moale:

Scrisoare de informații: diferența sa de la scrierea și scrierea scrierilor

Scrisoarea de informații este multifuncțională:

rapoarte (de exemplu, despre schimbarea prețurilor în listele de prețuri)
informează (despre reelecția membrilor consiliului de administrație)
notifică (despre expedierea mărfurilor)
declară (despre intenții)
confirmă (primirea mărfurilor)
reamintește (despre îndeplinirea obligațiilor asumate în cadrul contractului)
face reclamă și informează (despre compania în general, despre bunuri / servicii, în special)

Poate că cea mai presantă problemă este de astăzi a modului de compilare corectă a unei scrisori de publicitate și informație.

Planul scrisorii de vânzare este prezentat în schemă:

Când compilați o literă, asigurați -vă că utilizați următoarele puncte:

Promisiune
Justificare
Prețul problemei
Apel la acțiune

Scrisoarea terminată poate arăta după cum urmează:

Cum nu puteți scrie scrisori de afaceri? Exemple tipice de erori

1. Lipsa structurii
2. Prezența în textul literei de argou sau vocabular informal
3. Proiectare inexactă
4. Abundență de ortografie, erori sintactice, stilistice
5. Absența în litera faptelor fiabile, informații obiective
6. Încălcarea regulilor elementare de politețe (în special în Pretenii de scrisori)
7. Utilizarea ofertelor voluminoase și de neînțeles în text
8. Lipsa logicii în prezentarea materialului
9. Lipsa de abrevieri de decodare
10. estomparea generală a textului în cazul compilării sale fără scop

Ce altceva trebuie să știți despre scrisorile de afaceri?

1. Pentru corespondența modernă de afaceri, se folosește metoda structurii bloc a textului.
Această metodă economisește timp și acceptă stilul general al tuturor documentației de afaceri. O caracteristică caracteristică a metodei este o punctuație deschisă sau absența punctelor/virgulelor (de exemplu, la decorarea listelor)

2. Pentru un titlu de litere, un font poate fi utilizat fără butași (de exemplu, Arial). Un astfel de font la un nivel subconștient este perceput ca fiind stabil și minuțios

3. În textul principal, ar trebui utilizate fonturi cu butași (Times News Roman). Datorită serifelor, ochii se mișcă mai ușor de la scrisoarea către scrisoare, ceea ce face ca procesul de lectură să fie mai rapid