Как правильно написать и ответить на уведомление: правила, образец

Письма-уведомления играют важную роль в современном делопроизводстве, поэтому любой уважающий себя человек должен уметь их писать. Ведь если вы уведомляете о чем-либо адресата, то наверняка хотите получить от него желаемую информацию, либо же побудить его к какому-либо действию.

А если ваше уведомление будет составлено неверно, либо же просто безграмотно, то получивший его человек может не отреагировать на сообщение должным образом. Давайте учиться писать этот важный документ.

Как правильно написать уведомление?

• Любой документ подпадает под определенную классификацию в делопроизводстве, а письмо-уведомление мы можем смело отнести к разряду информационных посланий.
• Информационное письмо отличается от обычного тем, что содержит какую-либо информацию исключительно официального свойства. Благодаря этому, информационные сообщения широко применяются на практике разнообразными службами и предприятиями всех форм собственности.
• Если человек или организация собирается уведомить о чем-либо адресата (о заключении или расторжении договора, подключении или отключении услуги, увольнении сотрудника и тому подобное), то достаточно написать уведомление, которое можно рассматривать как полноценный документ.

Хотя информационные послания и разрешается составлять в произвольной форме, все же существуют некоторые общепринятые догмы, отступать от которых в делопроизводстве не рекомендуется.

Как правильно написать уведомление:

1. Такое письмо создается на фирменном бланке (если он, конечно же, имеется у отправителя).
2. На фирменном бланке (либо в исходящих данных) указывается основная контактная информация об отправителе (полное название или имя, банковские реквизиты, контакты – физические и электронные и тому подобное).
3. Как и любой официальный документ, информационное послание регистрируется и ему присваивается исходящий номер с указанием даты отправки.
4. Его желательно озаглавить, коротко передав суть всего письма.
5. При необходимости к основному письму прилагают дополнения для углубленных разъяснений.
6. Составленное письмо подписывает руководитель, а ниже обычно располагают информацию о том, что же, собственно, данное послание подготовил с указанием контактов автора.

• Письма-уведомления, которые мы, собственно, и будем учиться писать, годятся для сообщения адресату о любом факте или событии.
• Главное отличие от остальных разновидностей информационных писем состоит в обязательном наличии заголовка «Уведомление». Кроме того, «тело» письма условно разделяется на два блока: вначале прописывается причина, которая подвигла автора на его написание, а затем излагаются выводы и предложения.
• Очень часто уведомление сопровождается дополнениями, которые тщательно перечисляются с указанием прилагаемых экземпляров и количеством страниц в них в конце документа под термином «Приложения». Примером таких приложений могут быть следующие документы: «Приложение: приказ № 2 от 03.07.2019 г. «Про предоставление очередного оплачиваемого отпуска водителю Петрову В.К.» на 1 л., 1 экз.».
• Как и любое информационное письмо, уведомление подписывается руководителем, а ниже, в левом углу, прописывается составитель документа и его контакты.

Как написать уведомление о расторжении договора?

• «Тело» уведомления, или другими словами – его основной текст, как вы, наверное, уже догадались, в каждом конкретном случае будет существенно отличаться.
• Написав о задолженности, при обращении к должнику, либо не слишком дисциплинированному адресату следует обезопасить себя и составить уведомление о расторжении договора в двух экземплярах, получив на одном из них пометку о получении (желательно, лично в руки руководителю или в соответствующий отдел). Еще один вариант – послать его заказным письмом с уведомлением через почтовый сервис, продублировав в электронном виде.
• Хорошим приложением к уведомлению о задолженности будет акт сверки, а начать его следует с фразы: «Уведомляем Вас, что по состоянию на такое-то число у предприятия такого-то возникла задолженность в сумме…».
• Во втором блоке уведомления вы можете указать сроки, в течение которых адресат может исправить ситуацию «без потерь» (например, без применения штрафных санкций, если это возможно) либо с минимальными затратами. Кроме того, неплохо указать возможные негативные последствия, которые могут наступить для должника в результате игнорирования данных требований.
• И главное, не забудьте в самом начале уведомления сослаться на документ, которым вы руководствуетесь. Например, номером и датой договора, приказа и так далее.

Если разобрать данные советы на конкретном примере, то получим следующий вариант:

Уведомление

о расторжении договора в одностороннем порядке

Адрес получателя: РФ, г. Саратов, ул. Ленина, 44/1

ФИО и должность адресата: коммерческому директору ООО «ЛУЧ-2» Иванову И.И.

ТЕЛ.: (000) 000-00-00, ФАКС: (111) 111-11-11

р/с: 2222222222222222 в Государственном банке России

МФО: 333333, ИНН: 44444444444444444

• Уведомляем Вас, что 5 мая 2018 года между ООО «СВЕТ» и ООО «ЛУЧ-2» был заключен договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 (далее – Договор).
• Согласно с п. 10 Договора наше предприятие имеет право в одностороннем порядке расторгнуть Договор, если Ваша организация нарушает п. 15 Договора.
• Согласно с п. 5 Договора Ваша организация обязалась выполнить строительные работы по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 до 25 июня 2018 года, однако своих обязательств не выполнила, нарушив условия Договора.
• Данным письмом уведомляем Вас о том, что Договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 от 5 мая 2018 года на основании п. 3 ст. 450 ГК РФ и п. 10 Договора считается расторгнутым с момента получения данного уведомления.
• Требуем до 30 июня 2018 года вернуть денежные средства в сумме 10 тысяч рублей, выданные в качестве аванса на проведение строительных работ.

Подпись руководителя ООО «СВЕТ»

                                                                                                                            Печать предприятия

Как написать уведомление о сокращении, уведомление об увольнении?

• Если вы собрались сообщить работнику о сокращении либо увольнении, то обязательно ознакомьте его с письмом под личную роспись. В случае отказа найдите двух свидетелей, которые поставят под соответствующим актом свою подпись.
• Не забудьте правильно прописать причину, по которой сотрудник подлежит увольнению: «Сообщаем Вам, что трудовой договор от такого-то числа номер такой-то расторгается на основании статьи такой-то Трудового Кодекса РФ по причине такой-то…».

Уведомление о сокращении:

Как написать уведомление о строительстве?

• В случае запланированной перестройки какого-либо помещения или постройке нового, обязательно нужно составить уведомление о строительстве – именно на его основании и будет приниматься решение о том, подлежат ли данные работы реализации предприятием без соответствующей лицензии.
• Хотя оно традиционно и пишется в произвольной форме, но автор должен указать перечень предполагаемых работ, адрес перестраиваемого помещения, приложить документы, подтверждающие право собственности на здание и тому подобное.

Написать уведомление о продаже долей квартиры

• Если вы живете в коммунальной квартире или занимаете часть дома, то при продаже своей доли вы обязаны написать уведомление о продаже долей квартиры, так как они имеют первоочередное право на покупку вашей недвижимости.
• Например, вы решили выставить на продажу комнату в малосемейке, тогда вы либо должны заручиться нотариальным отказом от покупки от всех соседей, официально имеющихся в наличии, либо направить им послания (через почту — заказными письмами с уведомлениями о вручении и описанием темы писем), что на практике выходит дольше и проблематичнее, но зато в разы дешевле.

Как правильно написать уведомление работникам?

• Если вы планируете отправить сотрудника в очередной оплачиваемый отпуск (согласно ст. 122 ТК РФ), то на основании составленного графика отпусков вы должны заранее написать уведомление об этом.
• Статья 123 ТК РФ гласит, что предприятие обязано уведомить сотрудника о предстоящем отпуске за две недели до его начала (если, конечно же, данный отпуск предоставляется согласно с графиком, а не переносится по письменному заявлению самого сотрудника). Невыполнение данной законодательной нормы карается штрафом, размер которого указан в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Сам бланк уведомления о начале очередного оплачиваемого отпуска каждое предприятие разрабатываем самостоятельно, однако основные позиции в нем обязательно должны присутствовать: реквизиты предприятия; дата, номер и название данного документа; ФИО и должность сотрудника, отправляемого в отпуск; количество дней, которые человек пробудет в отпуске; даты начала и конца отдыха; подписи руководителя предприятия и сотрудника, собирающегося в отпуск.

• Если условия трудового договора по каким-либо причинам меняются, то они обязательно отображаются в контракте, и ставится в известность работник, при помощи специального уведомления.
• Условия трудового договора могут меняться по ряду причин: изменение технологии производства, реорганизации предприятия и так далее. И если такие изменения влекут перемены в условиях труда сотрудника (место и часы его работы, особенности служебных обязанностей и тому подобное), то, согласно ч.1. статьи 74 ТК РФ, работника следует об этом уведомить в письменном виде под его роспись (возможен вариант отправки его по почте заказным письмом с уведомлением).

Обратите внимание: такое уведомление сотрудник должен получить не позднее, чем за два месяца до существенных изменений условий его труда.

• Данный вид уведомлений составляется каждым предприятием индивидуально, но в нем обязательно должна содержаться следующая информация: описание изменений, которые планируется ввести в условия труда работника, время и причины их введения, предложение перейти на другое место работы (при наличии вакансий).
• Если сотрудник принимает новые условия труда, то заключает с предприятием дополнительное соглашение, если нет – подлежит увольнению.

Как правильно ответить на письмо-уведомление?

• Адресат, которому написали письмо-уведомление, иногда обязан дать на него ответ, если это, конечно, требуется по контексту.
• Как правильно ответить на письмо-уведомление? В таком случае следует сослаться на полученное уведомление, указав его название, дату получения и исходящий номер, прописать свои контакты, и реквизиты получателя.
• Удобно начинать такие ответы с фраз: «В ответ на Ваше уведомление сообщаем Вам…», «Спасибо за Ваше обращение…» и так далее.
• Планируя отказать уведомителю, хорошенько продумайте и сформулируйте причины отказа.
• И помните, какое бы уведомление вы не писали, хорошенько проверьте грамотность его составления. Ведь документ с грамматическими ошибками никто всерьез не будет воспринимать.

Видео: Уведомление о начале отпуска