Come scrivere correttamente le lettere aziendali? Tipi e struttura della scrittura commerciale

Come scrivere una lettera di business che non andrà persa nella "immondizia delle informazioni" e verrà letta? Regole, raccomandazioni, esempi

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La parola è uno strumento aziendale a prezzi accessibili. Nel mondo degli affari, è impossibile trovare una persona che non userebbe la parola nel suo lavoro.

Il business moderno si sta gradualmente trasformando in un'azienda in corrispondenza. Con l'aiuto di lettere - elettroniche o tradizionali - comunicazioni con clienti, partner commerciali, datori di lavoro. La lettera posiziona l'autore come professionista o come persona con cui non vale la pena continuare la relazione.

Un professionista deve essere in grado di scrivere

chiaro
subito
serio
interessante

E non sarà mai troppo tardi per imparare questo. Iniziamo con le basi: comprendiamo la differenza tra scrittura aziendale e ordinaria.

In che modo la lettera ufficiale differisce dalla solita? I dettagli della lettera commerciale

Una lettera è un breve testo in una o due pagine, il cui scopo è quello di trasmettere alle informazioni del destinatario su qualcosa.

La natura delle informazioni e la relazione tra il mittente e il destinatario della lettera dividono la corrispondenza in

affari (formale)
personale (informale)

Una lettera commerciale è caratterizzata da:

laconicità
precisione
argomentazione e logica
informazione
neutralità valutativa ed emotiva
standardizzazione:
vengono utilizzate le forme ufficiali
vengono utilizzati discorsi sostenibili del linguaggio, termini speciali dell'ufficio e costruzioni
numero di argomenti-2
mirato
subordinazione chiaramente pronunciata (se necessario)

Quali tipi di scrittura commerciale esistono?

Determina il tipo di lettera commerciale

1. Lo scopo della sua ortografia

Obiettivi commerciali

Vuoi fare un accordo e offrire le sue condizioni specifiche, Fai una lettera di offerta (offerta) per il destinatario

Se non hai deciso le condizioni della transazione accettabile per te, invia una lettera
Vuoi informare il tuo destinatario di violazione degli obblighi ai sensi del contratto da parte sua? Crea una lettera incantesimo (reclamo)

Obiettivi non -profit

Grazie in una lettera riconoscente
Conferma i tuoi obblighi con una lettera di garanzia e il tuo consenso con una configurazione delle lettere
Scrivi lettere di informazione se pensi che le tue informazioni saranno interessanti per il destinatario
Ricordiamo accordi importanti, obblighi, sanzioni con lettere-cherge
Congratulazioni in lettere, chiedi lettere, condoglianze in lettere-parole
Se è necessario inviare documenti importanti o valori materiali, assicurati di creare una lettera di accompagnamento per il tuo carico

2. destinatario

Se si rivolge alla lettera a più destinatari contemporaneamente, allora fai una lettera circolare

3. Contenuto

La tua lettera può influire su diversi argomenti contemporaneamente che la rende automaticamente

4. Struttura

Le lettere regolamentate suggeriscono la preparazione della parte di testo della lettera secondo un determinato modello e le non legate sono di libera presentazione

5. Forma di partenza

nella busta
elettronico
di fax

Struttura di scrittura aziendale: introduzione, parte principale, conclusione

La struttura della scrittura aziendale standard richiede una considerazione più approfondita.

La lettera correttamente eseguita deve corrispondere al seguente schema:

Consideriamo in modo più dettagliato alcuni punti dello schema:

1. Titolo

Di norma, questa è una breve presentazione dell'argomento della scrittura.

Importante: fai un titolo correttamente se si desidera che il destinatario legga la tua lettera.

L'assenza di titoli nella corrispondenza commerciale è caratteristica dei principianti che non hanno capacità di corrispondenza commerciale elementari.

2. Appello

ha una forma tradizionale "cara"
scritto con una lettera maiuscola nel mezzo della linea

Importante: l'uso di abbreviazioni in circolazione è vietato!

3. Presambula

introduce il destinatario all'idea principale della lettera
prepara il destinatario per la percezione corretta delle informazioni successive stabilite nella lettera

4. La parte principale del testo conferma l'idea chiave stabilita nel preambolo

In questa parte della lettera

indichi chiaramente l'essenza della frase/circolazione
dare gli argomenti: fatti, numeri, altri dettagli sull'argomento della lettera. Opinione di esperti, propria esperienza positiva/negativa

Per comodità della giustificazione, è possibile utilizzare il seguente schema:

Importante: l'ultimo paragrafo deve contenere una frase che indica un passaggio specifico o un risultato atteso e incoraggiare il destinatario all'azione

5. In conclusione:

6. Nella finestra "firma", le informazioni sul destinatario devono indicare:

titolo di lavoro
Nome e cognome

Come non fare un errore nella scelta di uno stile di lettera?

Nella corrispondenza commerciale, devi costantemente fare una scelta per quanto riguarda lo stile di scrittura e il tono della comunicazione con il destinatario. Come secco, ufficiale formale o, al contrario, vivente, caldo, umano dovrebbe essere il tuo messaggio?

Stile personale nella corrispondenza commerciale sottolinea le qualità individuali di una persona che ha scritto una lettera
Quando si utilizza uno stile formale, vengono presentati i fatti e sulla base delle conclusioni corrispondenti
Lo stile personale coinvolge la comunicazione dell'autore della lettera e del destinatario su un piano di parità
Lo stile formale dimostra una chiara subordinazione e forza con cui il lettore della lettera è costretto a fare i conti

Per scegliere il giusto stile di comunicazione in una lettera aziendale, pensa:

in quali categorie di peso sei e il tuo destinatario
vuoi essere d'accordo in modo positivo o mettere un ritmo

Come aderire allo stile scelto?

Stile personale

La presenza di pronomi personali: io, noi, tu
Ad esempio: mi scuso con te e spero sinceramente che tali errori non vengano più ripetuti
Ricorsi e richieste dirette
Ad esempio: per favore, non lasciare le tue cose personali incustoditi
Utilizzo delle espressioni valutative emotive: giovane stella, fallimento assordante

Stile formale

Sostituzione dei penono personali nomi astratti
Ad esempio: l'amministrazione del cinema porta le sue sincere scuse per aver cambiato il programma delle sessioni serali
Sostituzione di appelli e richieste personali per dichiarazioni
Ad esempio: non lasciare oggetti personali incustoditi
Usando la cancelleria generalmente accettata: lo porto a tua conoscenza, a causa del fatto che questo

Lo stile formale non è categoricamente adatto se si compongono un bastardo di lettere o una lettera-maestro, cioè quelle lettere commerciali in cui devono essere espressi i sentimenti. In una situazione in cui scrivi una domanda di lettere o una lettera per aderire meglio a uno stile personale.

Cos'è un Lettere-Pest e come scriverlo? In che modo differisce dagli altri tipi di lettere?

Importante: quando si elabora una lettera, focalizza l'attenzione del destinatario su quali azioni ti aspetti da lui. Indicare anche termini specifici per l'implementazione dei compiti impostati.

Il modello modello contribuirà a farlo correttamente:

Cos'è una lettera e come scriverla?

Esistono due tipi di lettere:

letter-Otkaz
una lettera con una risposta positiva

La preparazione di entrambi i tipi di lettere ha due regole generali (a condizione che la lettera di iniziativa sia stata redatta correttamente):
1. Il vocabolario e il turnover del parlato della lettera di iniziativa sono conservati nell'offset delle lettere
2. Nel testo della lettera-risposta, non ci dovrebbero essere informazioni su

la data di compilazione della lettera di iniziativa
il suo problema di registrazione

Di seguito è riportato un esempio di una lettera benevola e corretta dalla formazione:

Tuttavia, il rifiuto non dovrebbe essere sempre morbido. Ci sono situazioni in cui è necessario uno stile di comunicazione rigoroso e rigoroso. Di seguito è riportato un modello per le lettere per tutte le occasioni: da difficile a morbido:

Lettera di informazione: la sua differenza dalla scrittura e dalla scrittura di scritti

La lettera di informazione è multifunzionale:

rapporti (ad esempio, sulla modifica dei prezzi nelle liste dei prezzi)
informa (sulla ri -elettorale dei membri del Consiglio di amministrazione)
notifica (sulla spedizione di merci)
dichiara (sulle intenzioni)
conferma (ricevimento di merci)
ricorda (di adempiere agli obblighi intrapresi ai sensi del contratto)
pubblicizza e informa (in merito alla società in generale, in merito a beni / servizio in particolare)

Forse il problema più urgente oggi è la domanda su come compilare correttamente una lettera pubblicitaria e di informazione.

Il piano della lettera di vendita è presentato nel regime:

Quando si compila una lettera, assicurati di utilizzare i seguenti punti:

Promettere
Giustificazione
Il prezzo del problema
Chiamare all'azione

La lettera finita può sembrare come segue:

Come puoi non scrivere lettere aziendali? Esempi tipici di errori

1. Mancanza di struttura
2. La presenza nel testo della lettera del gergo o del vocabolario informale
3. Design impreciso
4. Abbondanza di errori ortografici, sintattici e stilistici
5. L'assenza nella lettera di fatti affidabili, informazioni oggettive
6. Violazione delle regole elementari della cortesia (specialmente nelle lettere-interpretate)
7. L'uso di offerte ingombranti e incomprensibili nel testo
8. Mancanza di logica nella presentazione del materiale
9. Mancanza di abbreviazioni di decodifica
10. sfocatura generale del testo in caso di compilazione senza scopo

Cos'altro devi sapere sulle lettere aziendali?

1. Per la moderna corrispondenza commerciale, viene utilizzato il metodo della struttura a blocchi del testo.
Questo metodo consente di risparmiare tempo e supporta lo stile generale di tutta la documentazione aziendale. Una caratteristica caratteristica del metodo è una punteggiatura aperta o l'assenza di punti/virgole (ad esempio, quando si decorano elenchi)

2. Per un titolo di lettera, un carattere può essere usato senza talee (ad esempio, Arial). Un tale carattere a livello subconscio è percepito come stabile e accurato

3. Nel testo principale, dovrebbero essere usati i caratteri con talee (Times News Roman). Grazie ai Serifs, gli occhi si muovono più facilmente dalla lettera alla lettera, il che rende più veloce il processo di lettura