Kako pravilno napisati poslovna pisma? Vrste i struktura poslovnog pisanja

Kako napisati poslovno pismo koje se neće izgubiti u "informacijskom smeću" i da će biti pročitano? Pravila, preporuke, primjeri

Sadržaj

Riječ je pristupačan poslovni alat. U poslovnom svijetu nemoguće je pronaći osobu koja ne bi koristila riječ u svom radu.

Moderno poslovanje postupno se pretvara u posao u korespondenciji. Uz pomoć pisama - elektronička ili tradicionalna - komunikacija s kupcima, poslovnim partnerima, poslodavci se odvijaju. Pismo pozicionira autor ili kao profesionalac, ili kao osoba s kojom ne vrijedi nastaviti vezu.

Profesionalac mora biti u mogućnosti pisati

čisto
odmah
iskreno
zanimljiv

I nikad neće biti prekasno da biste to naučili. Započinjemo s osnovama: razumijemo razliku između poslovnog i uobičajenog pisanja.

Kako se službeno pismo razlikuje od uobičajenog? Specifičnosti poslovnog pisma

Pismo je kratak tekst na jednoj ili dvije stranice, čija je svrha prenijeti podacima o primateljima u vezi s nečim.

Priroda informacija i odnos između pošiljatelja i primatelja slova dijele prepisku u

posao (formalno)
osobni (neformalni)

Poslovno pismo karakterizira:

lakonizam
točnost
argumentacija i logika
informacija
evaluacijska i emocionalna neutralnost
standardizacija:
koriste se službeni obrasci
koriste se održivi govori o govoru, posebni uredski izrazi i konstrukcije
broj tema-1-2
ciljani
jasno izgovarana podređenost (ako je potrebno)

Koje vrste poslovnog pisanja postoje?

Vrsta poslovnog pisma određuje

1. Svrha njegovog pravopisa

Komercijalni ciljevi

Želite sklopiti ugovor i ponuditi svoje specifične uvjete, priredite pismo (ponuda) za adresera

Ako se niste odlučili za uvjete transakcije prihvatljive za vas, pošaljite pismo
Želite li obavijestiti svog primatelja o kršenju obveza prema ugovoru s njegove strane? Napravite pismo čarolije (žalba)

Neprofitni ciljevi

Hvala u zahvalnom pismu
Potvrdite svoje obveze jamstvenim pismom i vaš pristanak uz potvrdu pisma
Napišite pisma s informacijama ako mislite da će vaši podaci biti zanimljivi primatelju
Podsjetite važne sporazume, obveze, kazne s pismima-Recharge
Čestitamo pismima, tražite pisma, sućut u pismima
Ako trebate poslati važne dokumente ili materijalne vrijednosti, obavezno napravite popratno pismo za svoj teret

2. Primatelj

Ako se pismo obratite nekoliko primatelja odjednom, tada napravite kružno pismo

3. Sadržaj

Vaše pismo može istovremeno utjecati na nekoliko tema koje ga automatski čine višestruko

4. Struktura

Regulirana pisma sugeriraju pripremu tekstualnog dijela slova prema određenom modelu, a neobrađeni su od slobodne prezentacije

5. Oblik odlaska

u omotnici
elektronička
faksom

Struktura pisanja poslovanja: Uvod, glavni dio, zaključak

Struktura standardnog poslovnog pisanja zahtijeva detaljnije razmatranje.

Ispravno izvršeno pismo mora odgovarati sljedećoj shemi:

Razmotrimo detaljnije neke točke sheme:

1. Naslov

U pravilu je ovo kratka prezentacija teme pisanja.

VAŽNO: Napravite naslov ako želite da primatelj pročita vaše pismo.

Nepostojanje naslova u poslovnoj korespondenciji karakteristično je za početnike koji nemaju osnovne vještine dopisivanja poslovanja.

2. Žalba

ima tradicionalni oblik "draga"
napisano velikim slovom u sredini retka

Važno: Zabranjena je upotreba kratica u cirkulaciji!

3. Presambula

uvodi adreseraca u glavnu ideju pisma
priprema primatelja za ispravnu percepciju sljedećih podataka navedenih u pismu

4. Glavni dio teksta potvrđuje ključnu ideju navedenu u preambuli

U ovom dijelu pisma

jasno naznačite suštinu rečenice/cirkulacije
dajte argumente: činjenice, brojeve, druge specifičnosti na temu pisma. Stručno mišljenje, vlastito pozitivno/negativno iskustvo

Za praktičnost opravdanja može se koristiti sljedeća shema:

Važno: Posljednji odlomak mora sadržavati frazu koja ukazuje na određeni korak ili očekivani rezultat i potaknuti primatelja na akciju

5. Zaključno:

6. U prozoru "Potpis" informacije o adreseru moraju navesti:

naslov radnog mjesta
Puno ime

Kako ne pogriješiti u odabiru stila slova?

U poslovnoj korespondenciji neprestano morate odlučiti u vezi s stilom pisanja i tonom komunikacije s adresatom. Koliko bi li vaša poruka trebala biti suha, formalna službena, ili, obrnuto, živa, topla, ljudska?

Osobni stil u poslovnoj korespondenciji naglašava pojedinačne kvalitete osobe koja je napisala pismo
Kada se koristi formalni stil, iznesene su činjenice i na njihovoj osnovi se izvlače odgovarajući zaključci
Osobni stil uključuje komunikaciju autora pisma i primatelja na jednaku osnovu
Formalni stil pokazuje jasnu podređenost i silu s kojom je čitatelj pisma prisiljen računati

Da biste odabrali pravi stil komunikacije u poslovnom pismu, razmislite:

u koje ste kategorije težine vi i vaš adresar
Želite se složiti na dobar način ili staviti tempo

Kako se pridržavati odabranog stila?

Osobni stil

Prisutnost osobnih zamjenica: ja, mi, ti
Na primjer: Ispričavam se i iskreno se nadam da se takve pogreške više neće ponoviti
Izravne žalbe i zahtjevi
Na primjer: Molim vas, ne ostavljajte svoje osobne stvari bez nadzora
Korištenje emocionalnih evaluacijskih izraza: zvijezda mladih, zaglušujući neuspjeh

Formalni stil

Zamjena osobnih zamjenica Sažetak imenica
Na primjer: Uprava kina donosi iskrene isprike zbog promjene rasporeda večernjih sesija
Zamjena osobnih žalbi i zahtjeva izjavama
Na primjer: ne ostavljajte osobne predmete bez nadzora
Korištenje općeprihvaćene kancelarije: donosim je na vaše znanje, zbog činjenice da

Formalni stil kategorički nije prikladan ako sačinite slovo ili slovo sa slovom, odnosno ona poslovna pisma u kojima se osjećaji moraju izraziti. U situaciji u kojoj pišete pitanje pisma ili pismu da se bolje pridržavate osobnog stila.

Što je pismo od pisma i kako to napisati? Kako se razlikuje od ostalih vrsta slova?

Važno: Prilikom izrade pisma usredotočite pažnju adrese na to koje akcije očekujete od njega. Također naznačite posebne izraze za provedbu zadataka koje postavite.

Predložak predloška pomoći će da ga pravilno napravi:

Što je pismo i kako to napisati?

Postoje dvije vrste slova-Wools:

pismo
pismo s pozitivnim odgovorom

Priprema obje vrste pisama ima dva opća pravila (pod uvjetom da je inicijativno pismo ispravno sastavljeno):
1. Vokabular i promet govora u pismu inicijative sačuvani su u pomicanju slova
2. U tekstu pisma-odgovora ne bi trebalo biti informacija o

datum sastavljanja inicijativnog pisma
njegovo pitanje registracije

U nastavku je dan primjer dobroćudnog i ispravnog slova iz formacije:

Međutim, odbijanje ne bi trebalo uvijek biti mekano. Postoje situacije kada je potreban strog i strogi stil komunikacije. Ispod je predložak za slova-honey za sve prigode: od tvrdog do mekanog:

Informacijsko pismo: njegova razlika od pisanja i pisanja spisa

Informacijsko pismo je višenamjensko:

izvješća (na primjer, o promjeni cijena cjenika)
informira (o ponovnom izboru članova Upravnog odbora)
obavijesti (o pošiljci robe)
deklarira (o namjerama)
potvrđuje (primanje robe)
podsjeća (o ispunjavanju obveza poduzetih u skladu s ugovorom)
oglašava i informira (o tvrtki općenito, posebno o robi / usluzi)

Možda je danas najvažnije pitanje pitanje kako ispravno sastaviti oglašavanje i informacijsko pismo.

Plan prodajnog pisma predstavljen je u shemi:

Prilikom sastavljanja pisma obavezno upotrijebite sljedeće točke:

Obećanje
Opravdanje
Cijena izdanja
Poziv na akciju

Gotovo pismo može izgledati na sljedeći način:

Kako ne možete pisati poslovna pisma? Tipični primjeri pogrešaka

1. Nedostatak strukture
2. Prisutnost u tekstu slova slenga ili neformalnog vokabulara
3. Netačni dizajn
4. Obilje pravopisa, sintaktičke, stilske pogreške
5. Nepostojanje u pismu pouzdanih činjenica, objektivne informacije
6. Kršenje elementarnih pravila uljudnosti (posebno u pismima-pretenci)
7. Upotreba glomaznih i nerazumljivih ponuda u tekstu
8. Nedostatak logike u predstavljanju materijala
9. Nedostatak dekodiranja kratica
10. Općenito zamagljivanje teksta u slučaju njezine bespilotne kompilacije

Što još trebate znati o poslovnim pismima?

1. Za modernu poslovnu korespondenciju koristi se metoda blok strukture teksta.
Ova metoda štedi vrijeme i podržava opći stil cijele poslovne dokumentacije. Karakteristična značajka metode je otvorena interpunkcija ili odsutnost točaka/zareza (na primjer, prilikom ukrašavanja popisa)

2. Za naslov slova, font se može koristiti bez reznica (na primjer, Arial). Takav font na podsvjesnoj razini doživljava se kao stabilan i temeljit

3. U glavnom tekstu treba koristiti fontove s reznicama (Times News Roman). Zahvaljujući serifima, oči se lakše kreću iz slova do slova, što brže čini postupak čitanja