Comment rédiger correctement les lettres commerciales? Types et structure de l'écriture commerciale

Comment rédiger une lettre d'entreprise qui ne sera pas perdue dans les «ordures d'information» et sera lue? Règles, recommandations, exemples

Contenu

Le mot est un outil commercial abordable. Dans le monde des affaires, il est impossible de trouver une personne qui n'utiliserait pas le mot dans son travail.

Les affaires modernes se transforment progressivement en une entreprise en correspondance. Avec l'aide de lettres - électroniques ou traditionnelles - Communication avec les clients, les partenaires commerciaux, les employeurs ont lieu. La lettre positionne l'auteur soit en tant que professionnel, soit en tant que personne avec qui il ne vaut pas la peine de poursuivre la relation.

Un professionnel doit pouvoir écrire

dégager
immédiatement
sérieusement
intéressant

Et il ne sera jamais trop tard pour apprendre cela. Nous commençons par les bases: nous comprenons la différence entre les affaires et l'écriture ordinaire.

En quoi la lettre officielle diffère-t-elle de celle habituelle? Les spécificités de la lettre d'entreprise

Une lettre est un petit texte en une ou deux pages, dont le but est de transmettre aux informations sur quelque chose.

La nature de l'information et la relation entre l'expéditeur et le destinataire de la lettre divisent la correspondance en

entreprise (formelle)
personnel (informel)

Une lettre d'entreprise est caractérisée par:

laconisme
précision
argumentation et logique
informations
neutralité évaluative et émotionnelle
standardisation:
les formulaires officiels sont utilisés
des discours durables de discours, des conditions de bureau spéciaux et des constructions sont utilisés
nombre de sujets-1-2
ciblé
clairement prononcé la subordination (si nécessaire)

Quels types d'écriture commerciale existent?

Le type de lettre d'entreprise détermine

1. Le but de son orthographe

Objectifs commerciaux

Vous souhaitez conclure un accord et offrir à ses conditions spécifiques, faire une lettre d'offre (offre) pour le destinataire

Si vous n'avez pas décidé les conditions de la transaction acceptables pour vous, envoyez une lettre
Vous voulez informer votre destinataire de violation des obligations en vertu du contrat de sa part? Faire une lettre de sort (plainte)

Objectifs non-Profit

Merci dans une lettre reconnaissante
Confirmez vos obligations avec une lettre de garantie et votre consentement avec une confirmation de lettre
Écrivez des lettres d'information si vous pensez que vos informations seront intéressantes pour le destinataire
Rappelez-vous des accords importants, des obligations, des pénalités avec des lettres recommandées
Félicitations en lettres, demandez des lettres, des condoléances en lettres de lettres
Si vous devez envoyer des documents importants ou des valeurs de matériel, assurez-vous de faire une lettre de motivation pour votre cargaison

2. destinataire

Si vous traitez la lettre à plusieurs destinataires à la fois, vous faites une lettre circulaire

3. Contenu

Votre lettre peut affecter plusieurs sujets en même temps qui le rendent automatiquement multi-vers

4. Structure

Les lettres réglementées suggèrent la préparation de la partie textuelle de la lettre selon un certain modèle, et les non fondés sont de présentation gratuite

5. Forme de départ

dans l'enveloppe
électronique
par fax

Structure d'écriture d'entreprise: introduction, partie principale, conclusion

La structure de l'écriture commerciale standard nécessite une considération plus approfondie.

La lettre correctement exécutée doit correspondre au schéma suivant:

Voyons plus en détail certains points du schéma:

1. titre

En règle générale, il s'agit d'une brève présentation du sujet de l'écriture.

IMPORTANT: Faites un titre correctement si vous voulez que le destinataire lise votre lettre.

L'absence de rubriques dans la correspondance commerciale est caractéristique des débutants qui n'ont pas de compétences en correspondance commerciale élémentaire.

2. Appel

a une forme traditionnelle "cher"
écrit avec une majuscule au milieu de la ligne

Important: l'utilisation des abréviations en circulation est interdite!

3. Presambula

présente le destinataire à l'idée principale de la lettre
prépare le destinataire pour la perception correcte des informations ultérieures énoncées dans la lettre

4. La partie principale du texte étaye l'idée clé énoncée dans le préambule

Dans cette partie de la lettre

vous indiquez clairement l'essence de la phrase / circulation
donnez les arguments: faits, chiffres, autres détails sur le sujet de la lettre. Opinion d'experts, posséder une expérience positive / négative

Pour la commodité de la justification, le schéma suivant peut être utilisé:

IMPORTANT: Le dernier paragraphe doit contenir une phrase indiquant une étape spécifique ou un résultat attendu et encourager le destinataire à l'action

5. En conclusion:

6. Dans la fenêtre «Signature», les informations sur le destinataire doivent indiquer:

titre d'emploi
Nom et prénom

Comment ne pas faire une erreur en choisissant un style de lettre?

En correspondance commerciale, vous devez constamment faire un choix concernant le style d'écriture et le ton de communication avec le destinataire. À quel point officiel formel, formel, ou, inversement, vivant, chaud, humain, votre message devrait-il être?

Le style personnel dans la correspondance commerciale met l'accent sur les qualités individuelles d'une personne qui a écrit une lettre
Lors de l'utilisation d'un style formel, des faits sont présentés et sur leur base, les conclusions correspondantes sont tirées
Le style personnel implique la communication de l'auteur de la lettre et du destinataire sur un pied d'égalité
Le style formel démontre une subordination et une force claires avec lesquelles le lecteur de la lettre est obligé de compter

Afin de choisir le bon style de communication dans une lettre d'entreprise, pensez:

dans quelles catégories de poids êtes-vous et votre destinataire
vous voulez être d'accord dans le bon sens ou de mettre un rythme

Comment adhérer au style choisi?

Style personnel

La présence de pronoms personnels: moi, nous, vous
Par exemple: je m'excuse auprès de vous et j'espère sincèrement que de telles erreurs ne seront plus répétées
Appels et demandes directes
Par exemple: s'il vous plaît, ne laissez pas vos choses personnelles sans surveillance
Utilisation d'expressions d'évaluation émotionnelles: jeunesse étoile, échec assourdissant

Style formel

Remplacement des pronoms personnels Noms abstraits
Par exemple: l'administration du cinéma apporte ses sincères excuses pour avoir changé l'horaire des séances du soir
Remplacement des appels et des demandes personnels par des déclarations
Par exemple: veuillez ne pas laisser les articles personnels sans surveillance
En utilisant la chancellerie généralement acceptée: je la porte à vos connaissances, en raison du fait que

Le style formel n'est catégoriquement pas adapté si vous composez une lettre de lettre de lettre ou une lettre masque, c'est-à-dire les lettres commerciales dans lesquelles les sentiments doivent être exprimés. Dans une situation où vous écrivez une question ou une lettre d'offre pour adhérer mieux à un style personnel.

Qu'est-ce qu'une lettre de lettre et comment l'écrire? En quoi diffère-t-il des autres types de lettres?

IMPORTANT: Lorsque vous rédigez une lettre, concentrez l'attention du destinataire sur exactement les actions que vous attendez de lui. Indiquez également des termes spécifiques pour la mise en œuvre des tâches que vous définissez.

Le modèle de modèle aidera à le faire correctement:

Qu'est-ce qu'une lettre et comment l'écrire?

Il existe deux types de lettres-lave:

lettre-otkaz
une lettre avec une réponse positive

La préparation des deux types de lettres a deux règles générales (à condition que la lettre d'initiative ait été établie correctement):
1. Le vocabulaire et le roulement de la parole de la lettre d'initiative sont préservés dans la lettre de la lettre
2. Dans le texte de la lettre-réponse, il ne devrait pas y avoir d'informations sur

la date de compilation de la lettre d'initiative
son problème d'enregistrement

Un exemple de lettre bienveillante et correcte de la formation est donnée ci-dessous:

Cependant, le refus ne doit pas toujours être doux. Il y a des situations où un style de communication strict et strict est nécessaire. Vous trouverez ci-dessous un modèle pour les lettres-millésimes pour toutes les occasions: de dur à doux:

Lettre d'information: sa différence entre l'écriture et l'écriture des écrits

La lettre d'information est multifonctionnelle:

rapports (par exemple, à propos de la modification des prix dans les listes de prix)
informe (sur la réélection des membres du conseil d'administration)
notifie (sur l'envoi de marchandises)
déclare (sur les intentions)
confirme (réception de marchandises)
rappelle (de remplir les obligations exercées en vertu du contrat)
publicité et informer (sur l'entreprise en général, sur les biens / services en particulier)

Le problème le plus urgent aujourd'hui est peut-être la question de savoir comment compiler correctement une lettre de publicité et d'information.

Le plan de la lettre de vente est présenté dans le programme:

Lors de la compilation d'une lettre, assurez-vous d'utiliser les points suivants:

Promettre
Justification
Le prix du problème
Appel à l'action

La lettre terminée peut ressembler à ce qui suit:

Comment ne pas écrire des lettres commerciales? Exemples typiques d'erreurs

1. Manque de structure
2. La présence dans le texte de la lettre de l'argot ou du vocabulaire informel
3. Design inexact
4. Abondance des erreurs d'orthographe, syntaxique et stylistique
5. L'absence dans la lettre de faits fiables, informations objectives
6. Violation des règles élémentaires de la politesse (en particulier dans les lettres-interprétations)
7. L'utilisation d'offres volumineuses et incompréhensibles dans le texte
8. Manque de logique dans la présentation du matériel
9. Manque d'abréviations de décodage
10. Blurage général du texte dans le cas de sa compilation sans but

Que devez-vous savoir d'autre sur les lettres commerciales?

1. Pour la correspondance commerciale moderne, la méthode de la structure de bloc du texte est utilisée.
Cette méthode gagne du temps et prend en charge le style général de toute la documentation commerciale. Une caractéristique de la méthode est une ponctuation ouverte ou l'absence de points / virgules (par exemple, lors des listes de décoration)

2. Pour un titre de lettre, une police peut être utilisée sans boutures (par exemple, Arial). Une telle police à un subconscient est perçue comme stable et approfondie

3. Dans le texte principal, les polices avec boutures (Times News Roman) doivent être utilisées. Grâce aux Serifs, les yeux se déplacent plus facilement de la lettre à la lettre, ce qui rend le processus de lecture plus rapidement

Important: il y a des lettres qui ne sont toujours écrites que à la main!
Ce sont des lettres des félicitations, des lettres-condamnations, des lettres-floues