Jak správně psát obchodní dopisy? Typy a struktura obchodního psaní

Jak napsat obchodní dopis, který nebude ztracen v „Informační odpadky“ a bude si přečíst? Pravidla, doporučení, příklady

Obsah

Slovo je cenově dostupný obchodní nástroj. V obchodním světě je nemožné najít osobu, která by ve své práci nepoužívala slovo.

Moderní podnikání se postupně mění v korespondenci. S pomocí dopisů - elektronická nebo tradiční - komunikace se zákazníky, obchodními partnery, probíhají zaměstnavatelé. Dopis postaví autora buď jako profesionál, nebo jako osoba, se kterou nestojí za to pokračovat ve vztahu.

Profesionál musí být schopen psát

průhledná
ihned
vážně
zajímavý

A nikdy nebude příliš pozdě na to, aby se to naučil. Začínáme se základy: chápeme rozdíl mezi obchodním a běžným psaním.

Jak se liší oficiální dopis od obvyklého? Specifika obchodního dopisu

Dopis je krátký text na jedné nebo dvou stránce, jehož účelem je předat informace o adresáři o něčem.

Povaha informací a vztah mezi odesílatelem a příjemcem dopisu rozdělujte korespondenci na

business (formální)
osobní (neformální)

Obchodní dopis je charakterizován:

lakonismus
přesnost
argumentace a logika
informace
hodnotící a emoční neutralita
standardizace:
používají se oficiální formuláře
používají se udržitelné projevy řeči, zvláštní kancelářské podmínky a konstrukce
počet témat-1-2
cílený
jasně vyslovená podřízenost (je -li to nutné)

Jaké typy obchodního psaní existují?

Typ obchodního dopisu určuje

1. Účel jeho pravopisu

Komerční cíle

Chcete uzavřít dohodu a nabídnout svým konkrétním podmínkám, aby se adresovačivě postavilo

Pokud jste se nerozhodli o podmínkách transakce přijatelné pro vás, pošlete dopis
Chcete informovat svého adresáta o porušení závazků podle smlouvy ze své strany? Vytvořte dopis kouzla (stížnost)

Neziskové cíle

Děkuji v vděčném dopise
Potvrďte své povinnosti záruční dopis a váš souhlas s potvrzením dopisu
Napište informační dopisy, pokud si myslíte, že vaše informace budou pro adresáře zajímavé
Připomeňme důležité dohody, závazky, sankce s dopisy
Gratulujeme v dopisech, požádejte o dopisy, soustrast v dopisech
Pokud potřebujete odeslat důležité dokumenty nebo materiálové hodnoty, nezapomeňte pro svůj náklad průvodní dopis

2. Příjemce

Pokud dopis oslovíte několika příjemcům najednou, vytvoříte kruhový dopis

3. Obsah

Váš dopis může ovlivnit několik témat současně, která jej automaticky způsobí, že

4. Struktura

Regulované dopisy naznačují přípravu textové části dopisu podle určitého modelu a Uncroded jsou bezplatné prezentace

5. Forma odjezdu

v obálce
elektronický
faxem

Struktura psaní podnikání: Úvod, hlavní část, závěr

Struktura standardního obchodního psaní vyžaduje důkladnější zvážení.

Správně provedený dopis musí odpovídat následujícímu schématu:

Podívejme se podrobněji několik bodů schématu:

1. Název

Toto je zpravidla, jedná se o krátkou prezentaci tématu psaní.

Důležité: Pokud chcete, aby si adresář přečetl váš dopis.

Absence nadpisů v obchodní korespondenci je charakteristická pro začátečníky, kteří nemají dovednosti v oblasti základní obchodní korespondence.

2. Odvolání

má tradiční podobu „drahý“
napsáno s kapitálovým dopisem uprostřed řádku

Důležité: Použití zkratky v oběhu je zakázáno!

3. PRESAMMULA

představuje adresáta hlavní myšlenku dopisu
připraví adresáta na správné vnímání následujících informací uvedených v dopise

4. Hlavní část textu zdůvodňuje klíčovou myšlenku uvedenou v preambuli

V této části dopisu

jasně označíte podstatu věty/oběhu
uveďte argumenty: fakta, čísla, další specifika na téma dopisu. Názor na znalku, vlastní pozitivní/negativní zkušenost

Pro pohodlí ospravedlnění lze použít následující schéma:

Důležité: Poslední odstavec musí obsahovat frázi označující konkrétní krok nebo očekávaný výsledek a povzbudit adresáta k akci

5. Na závěr:

6. V okně „Podpis“ musí informace o adresáři naznačit:

pracovní pozice
Celé jméno

Jak nedělat chybu při výběru stylu dopisu?

V obchodní korespondenci si musíte neustále vybrat, co se týče stylu psaní a tónu komunikace s adresátem. Jak by měla být vaše zpráva suchá, formální oficiální, nebo naopak živý, vřelý, lidský?

Osobní styl v obchodní korespondenci zdůrazňuje individuální vlastnosti osoby, která napsal dopis
Při používání formálního stylu jsou prezentována fakta a na jejich základě se vyvodí odpovídající závěry
Osobní styl zahrnuje komunikaci autora dopisu a adresáta na stejném základě
Formální styl ukazuje jasnou podřízenost a sílu, se kterou je čtenář dopisu nucen počítat

Chcete -li si vybrat správný styl komunikace v obchodním dopise, přemýšlejte:

v jakých váhových kategoriích jste vy a váš adresář
chcete souhlasit dobrým způsobem nebo dát tempo

Jak dodržovat vybraný styl?

Osobní styl

Přítomnost osobních zájmen: Já, my, ty
Například: Omlouvám se vám a upřímně doufám, že se takové chyby již nebudou opakovat
Přímé odvolání a žádosti
Například: Prosím, nenechávejte své osobní věci bez dozoru
Používání emocionálních hodnotících výrazů: Hvězda mládí, ohlušující selhání

Formální styl

Nahrazení osobních zájmen abstraktních substaktů
Například: Správa kina přináší upřímné omluvy za změnu plánu večerních sezení
Nahrazení osobních odvolání a žádostí podle prohlášení
Například: Nenechávejte prosím osobní věci bez dozoru
Používání obecně přijímané kancléřství: Přináším to k vašim znalostem, kvůli tomu, že

Formální styl není kategoricky vhodný, pokud sestavíte dopisy nebo dopis dopisů, tj. Ty obchodní dopisy, ve kterých je třeba vyjádřit pocity. V situaci, kdy píšete dopisovou dopisování nebo postižení dopisů, abyste lépe dodržovali osobní styl.

Co je to písmeno a jak to napsat? Jak se liší od jiných typů písmen?

DŮLEŽITÉ: Při vypracování dopisu zaměřte pozornost adresáta na přesně to, jaké kroky od něj očekáváte. Uveďte také konkrétní podmínky pro implementaci úkolů, které jste nastavili.

Šablona šablony pomůže správně:

Co je to dopis a jak to napsat?

Existují dva typy vln dopisů:

dopis-Otkaz
dopis s pozitivní odpovědí

Příprava obou typů dopisů má dvě obecná pravidla (za předpokladu, že dopis iniciativy byl vypracován správně):
1. V dopisovém offsetu se zachovává slovní zásoba a obrat řeči iniciativy
2. V textu odpovědi na dopis by neměly být informace o

datum kompilace dopisu iniciativy
jeho záležitost registrace

Příklad benevolentního a správného dopisu z formace je uveden níže:

Odmítnutí by však nemělo být vždy měkké. Existují situace, kdy je zapotřebí přísného a přísného stylu komunikace. Níže je šablona pro písmena-honey pro všechny příležitosti: Od tvrdého po měkké:

Informační dopis: Jeho rozdíl od psaní a psaní spisů

Informační dopis je multifunkční:

zprávy (například o měnících se cenách v cenových seznamech)
informace (o zotavení členů představenstva)
upozorňuje (o přepravě zboží)
prohlašuje (o záměrech)
potvrzuje (přijetí zboží)
připomíná (o splnění závazků přijato na základě smlouvy)
inzeruje a informuje (zejména o společnosti, zejména o zboží / službě)

Snad dnes nejnaléhavějším problémem je otázka, jak správně sestavit reklamní a informační dopis.

Plán prodejního dopisu je uveden v systému:

Při kompilaci dopisu nezapomeňte použít následující body:

Slib
Odůvodnění
Cena problému
Volání k akci

Dokončený dopis může vypadat následovně:

Jak nemůžete psát obchodní dopisy? Typické příklady chyb

1. Nedostatek struktury
2. Přítomnost v textu dopisu slangu nebo neformální slovní zásoby
3. nepřesný design
4. Množství pravopisu, syntaktických, stylistických chyb
5. Absence v dopise spolehlivých skutečností, objektivní informace
6. Porušení základních pravidel zdvořilosti (zejména v dopisech-pretens)
7. Použití objemných a nepochopitelných nabídek v textu
8. Nedostatek logiky v prezentaci materiálu
9. Nedostatek dekódování zkratky
10. Obecné rozmazání textu v případě jeho bezcílné kompilace

Co jiného potřebujete vědět o obchodních dopisech?

1. Pro moderní obchodní korespondenci se používá metoda struktury bloku textu.
Tato metoda šetří čas a podporuje obecný styl všech obchodních dokumentace. Charakteristickým rysem metody je otevřená interpunkce nebo absence bodů/čárky (například při zdobení seznamů)

2. Pro název dopisu lze písmo použít bez řízků (například Arial). Takové písmo na podvědomé úrovni je vnímáno jako stabilní a důkladné

3. V hlavním textu by měla být použita písma s řízky (Times News Roman). Díky serifům se oči snadněji pohybují z dopisu na dopis, který zrychluje proces čtení