Як правильно написати бізнес -листи? Типи та структура ділового письма

Як написати діловий лист, який не буде втрачено в "інформаційному сміття" і буде прочитано? Правила, рекомендації, приклади

Зміст

Слово - це доступний бізнес -інструмент. У діловому світі неможливо знайти людину, яка б не вживала слово у своїй роботі.

Сучасний бізнес поступово перетворюється на бізнес у листуванні. За допомогою листів - електронних або традиційних - спілкування з клієнтами, діловими партнерами, відбувається роботодавці. Лист позиціонує автора або як професіонал, або як особистість, з якою не варто продовжувати відносини.

Професіонал повинен мати можливість писати

ясно
негайно
щиро
цікавий

І ніколи не буде пізно, щоб навчитися цьому. Ми починаємо з основ: ми розуміємо різницю між бізнесом та звичайним написанням.

Чим офіційний лист відрізняється від звичайного? Специфіка ділового листа

Лист - це короткий текст на одній або двох сторінках, мета якої - передати інформацію про адресу про щось.

Характер інформації та взаємозв'язку між відправником та одержувачем букви розділити листування на

бізнес (формальний)
особистий (неформальний)

Діловий лист характеризується:

лаконізм
точність
аргументація та логіка
Інформація
оцінюючий та емоційний нейтралітет
стандартизація:
використовуються офіційні форми
використовуються стійкі виступи мовлення, спеціальні терміни та конструкції офісу
кількість тем-2-2
цілеспрямований
чітко виражене підпорядкування (при необхідності)

Які типи ділового написання існують?

Тип ділового листа визначає

1. Мета його орфографії

Комерційні цілі

Ви хочете укласти угоду і запропонувати свої конкретні умови, щоб зробити лист (пропозицію) для адресата

Якщо ви не визначилися з умовами транзакції, прийнятними для вас, надішліть лист
Хочете повідомити своєму адресатору про порушення зобов’язань за договором з його боку? Складіть заклинання (скарга)

Неприбуткові цілі

Дякую вдячним листом
Підтвердьте свої зобов'язання з гарантією та згодою на підтвердження листів
Напишіть інформаційні листи, якщо ви думаєте, що ваша інформація буде цікавою адресі
Нагадаємо, важливі угоди, зобов'язання, покарання з листами
Вітаємо в листах, попросіть листів, співчуття в листах
Якщо вам потрібно надіслати важливі документи або матеріальні значення, обов'язково зробіть супровідний лист для вашого вантажу

2. Одержувач

Якщо ви звертаєтесь одразу до листа до кількох одержувачів, то ви робите круговий лист

3. Зміст

Ваш лист може вплинути на кілька тем одночасно, що автоматично робить його багатоперевершеним

4. Структура

Регульовані листи свідчать про підготовку текстової частини букви відповідно до певної моделі, а розмороженість є вільною презентацією

5. Форма вильоту

у конверті
в електронному вигляді
факсом

Структура письма бізнесу: вступ, основна частина, висновок

Структура стандартного письма бізнесу вимагає більш ретельного розгляду.

Правильно виконаний лист повинен відповідати наступній схемі:

Розглянемо більш докладно деякі моменти схеми:

1. Назва

Як правило, це коротка презентація теми письма.

Важливо: зробіть заголовок правильно, якщо ви хочете, щоб адресат прочитав ваш лист.

Відсутність заголовків у діловому листуванні характерна для початківців, які не мають навичок кореспонденції елементарного бізнесу.

2. Звернення

має традиційну форму "дорогий"
написаний з капітальним листом посеред рядка

ВАЖЛИВО: Використання скорочень в обігу заборонено!

3. Презамбула

ознайомить адресата з основною ідеєю листа
готує адресат до правильного сприйняття подальшої інформації, викладеної в листі

4. Основна частина тексту обґрунтовує ключову ідею, викладену в преамбулі

У цій частині листа

ви чітко вказуєте суть речення/обігу
наведіть аргументи: факти, цифри, інші специфіки на тему листа. Думка експертів, власний позитивний/негативний досвід

Для зручності обґрунтування можна використовувати наступну схему:

ВАЖЛИВО: Останній абзац повинен містити фразу, що вказує на конкретний крок або очікуваний результат, та заохочувати адресата до дії

5. На закінчення:

6. У вікні "Підпис" інформація про адресата повинна вказувати:

позиція
Повне ім'я

Як не помилитися у виборі стилю листа?

У діловому листуванні вам постійно потрібно зробити вибір щодо стилю письма та тону спілкування з адресатом. Наскільки сухим, формальним чиновником, або, навпаки, жити, теплим, людським, чи має бути ваше повідомлення?

Особистий стиль у діловому листуванні підкреслює індивідуальні якості людини, яка написала лист
При використанні формального стилю подаються факти, а на їх основі роблять відповідні висновки
Особистий стиль передбачає спілкування автора листа та адресата на рівній основі
Формальний стиль демонструє чітке підпорядкування та силу, з якою читач листа змушений рахуватися

Для того, щоб вибрати правильний стиль спілкування у діловому листі, подумайте:

у яких вагових категоріях ви та ваш адресат
ви хочете добре погодитися або дотримуватися темпу

Як дотримуватися обраного стилю?

Особистий стиль

Наявність особистих займенників: я, ми, ти
Наприклад: я вибачаюся перед вами і щиро сподіваюся, що такі помилки більше не повториться
Прямі апеляції та запити
Наприклад: будь ласка, не залишайте своїх особистих речей без нагляду
Використання емоційних оціночних виразів: зоряна молодь, оглушлива невдача

Формальний стиль

Заміна особистих займенників Анотація іменників
Наприклад: Адміністрація кіно приносить щирі вибачення за зміну розкладу вечірніх сесій
Заміна особистих звернень та запитів на заяви
Наприклад: Будь ласка, не залишайте особисті предмети без нагляду
Використання загальноприйнятої канцелярії: я даю це до ваших знань, через те, що

Формальний стиль категорично не підходить, якщо ви складаєте лист-бастард або лист-лист-чоловік, тобто ті ділові листи, в яких слід висловлювати почуття. У ситуації, коли ви пишете лист-запит або надання листів, щоб краще дотримуватися особистого стилю.

Що таке лист-тест і як його написати? Чим це відрізняється від інших типів листів?

Важливо: складаючи лист, зосередьте увагу адресата на тому, які саме дії ви очікуєте від нього. Також вкажіть конкретні терміни для виконання встановлених вами завдань.

Шаблон шаблону допоможе зробити його правильно:

Що таке лист і як його написати?

Існує два типи літер-вовків:

буква-отказ
лист із позитивною відповіддю

Підготовка обох типів листів має два загальні правила (за умови, що ініціативний лист був складений правильно):
1. Лексика та мовленнєвого обороту листа ініціативи зберігаються в зворотному листі
2. У тексті літер-відповідей не повинно бути інформації про

дата складання листа ініціативи
його питання реєстрації

Приклад доброзичливої \u200b\u200bта правильної букви з формації наведено нижче:

Однак відмова не завжди повинна бути м’якою. Бувають ситуації, коли потрібен суворий і суворий стиль спілкування. Нижче наведено шаблон для листів листів для всіх випадків: від важкого до м'якого:

Інформаційний лист: його відмінність від написання та написання творів

Інформаційний лист є багатофункціональним:

звіти (наприклад, про зміну цін у прайс -списку)
інформує (про повторний вибір членів Ради директорів)
повідомляє (про відвантаження товарів)
заявляє (про наміри)
підтверджує (отримання товарів)
нагадує (про виконання зобов'язань, виконаних за договором)
рекламує та інформує (про компанію взагалі, про товари / послугу, зокрема)

Мабуть, найактуальніше сьогодні є питання, як правильно скласти рекламний та інформаційний лист.

План продажу листа представлений у схемі:

Під час складання букви обов’язково використовуйте наступні моменти:

Обіцянка
Обґрунтування
Ціна питання
Заклик до дії

Готовий лист може виглядати так:

Як не можна писати ділові листи? Типові приклади помилок

1. Відсутність структури
2. Присутність у тексті букви сленгу або неформальної лексики
3. Неточний дизайн
4. Достаток орфографічних, синтаксичних, стилістичних помилок
5. Відсутність у листі надійних фактів, об'єктивна інформація
6. Порушення елементарних правил ввічливості (особливо в літерах)
7. Використання об'ємних та незрозумілих пропозицій у тексті
8. Відсутність логіки у презентації матеріалу
9. Відсутність декодування скорочень
10. Загальне розмивання тексту у випадку його безцільної збірки

Що ще потрібно знати про ділові листи?

1. Для сучасної ділової відповідності використовується метод блокової структури тексту.
Цей метод економить час і підтримує загальний стиль всієї бізнес -документації. Характерною особливістю методу є відкрита пунктуація або відсутність точок/коми (наприклад, при прикрасі списків)

2. Для назви букви шрифт можна використовувати без живців (наприклад, arial). Такий шрифт на підсвідомому рівні сприймається як стабільний і ретельний

3. У головному тексті слід використовувати шрифти з живцями (Times News Roman). Завдяки Serifs, очі легше рухаються від букви до листа, що робить процес читання швидше