Jak poprawnie pisać listy biznesowe? Rodzaje i struktura pisania biznesowego

Jak napisać list biznesowy, który nie zostanie utracony w „śmieciach informacyjnych” i zostanie odczytany? Zasady, zalecenia, przykłady

Zawartość

Słowo to niedrogie narzędzie biznesowe. W świecie biznesu nie można znaleźć osoby, która nie użyłaby tego słowa w swojej pracy.

Współczesny biznes stopniowo zamienia się w firmę w korespondencji. Za pomocą listów - elektronicznej lub tradycyjnej - komunikacji z klientami, partnerami biznesowymi, odbywają się pracodawcy. List pozycjonuje autora jako profesjonalistę, albo jako osoba, z którą nie warto kontynuować związku.

Profesjonalista musi być w stanie pisać

jasne
od razu
usilnie
ciekawe

I nigdy nie będzie za późno, aby się tego nauczyć. Zaczynamy od podstaw: rozumiemy różnicę między pisaniem biznesowym a zwykłym.

Czym różni się oficjalny list od zwykłego? Szczegóły listu biznesowego

List to krótki tekst na jednej lub dwóch stronach, którego celem jest przekazanie informacji o czymś adresat.

Charakter informacji i związek między nadawcą a odbiorcą listu dzielą korespondencję

biznes (formalny)
osobisty (nieformalny)

List biznesowy charakteryzuje się:

laconizm
precyzja
argumentacja i logika
informacja
neutralność oceniająca i emocjonalna
normalizacja:
używane są oficjalne formularze
zastosowane są zrównoważone przemówienia, specjalne warunki i konstrukcje biurowe
liczba tematów-1-2
celowane
wyraźnie wymawiane podporządkowanie (w razie potrzeby)

Jakie rodzaje pisania biznesowego istnieją?

Rodzaj listu biznesowego określa

1. Cel jego pisowni

Cele komercyjne

Chcesz zawrzeć transakcję i zaoferować jej konkretne warunki, aby zająć się listem (oferta)

Jeśli nie zdecydowałeś na warunki transakcji, wyślij list, wyślij list
Chcesz poinformować swojego adresat o naruszeniu obowiązków wynikających z umowy z jego strony? Zrób list zaklęcia (skarga)

Cele niezwiązane z organizacją

Dziękuję w wdzięcznym liście
Potwierdź swoje zobowiązania z listem gwarancyjnym i zgodę na potwierdzenie listu
Napisz listy informacyjne, jeśli uważasz, że Twoje informacje będą interesujące dla adresata
Przypomnij o ważnych umowach, obowiązkach, kary z listami-recharge
Gratulacje z listów, proś o listy, kondolencje w literach
Jeśli chcesz wysłać ważne dokumenty lub wartości materialne, pamiętaj, aby zrobić list motywacyjny dla swojego ładunku

2. Odbiorca

Jeśli zwrócisz się do listu do kilku odbiorców jednocześnie, zrobisz okrągły list

3. Treść

Twój list może wpływać na kilka tematów w tym samym czasie, który automatycznie sprawia, że \u200b\u200bjest to multi -nerte

4. Struktura

Regulowane litery sugerują przygotowanie części tekstu listu zgodnie z określonym modelem, a nieuzasadnione są bezpłatna prezentacja

5. Forma wyjazdu

w kopercie
elektroniczny
przez faks

Struktura pisania biznesu: wprowadzenie, główna część, wniosek

Struktura standardowego pisania biznesowego wymaga dokładniejszego rozważenia.

Prawidłowo wykonana litera musi odpowiadać następującemu schematowi:

Rozważmy bardziej szczegółowo niektóre punkty programu:

1. Tytuł

Z reguły jest to krótka prezentacja tematu pisania.

WAŻNE: Wykonaj nagłówek poprawnie, jeśli chcesz, aby adresat przeczytał Twój list.

Brak nagłówków w korespondencji biznesowej jest charakterystyczny dla początkujących, którzy nie mają podstawowych umiejętności korespondencji biznesowej.

2. Odwołanie

ma tradycyjną formę „kochanie”
napisane z literą na środku linii

Ważne: stosowanie skrótów w obiegu jest zabronione!

3. Presambula

wprowadza adresat do głównej idei listu
przygotowuje adresat do prawidłowego postrzegania kolejnych informacji określonych w liście

4. Główna część tekstu potwierdza kluczową ideę określoną w preambule

W tej części listu

wyraźnie wskazujesz istotę zdania/krążenia
podaj argumenty: fakty, liczby, inne szczegóły na temat listu. Opinia ekspertów, własne doświadczenie pozytywne/negatywne

Dla wygody uzasadnienia można zastosować następujący program:

Ważne: ostatni akapit musi zawierać frazę wskazującą określony krok lub oczekiwany wynik i zachęcić adresee do działania

5. Podsumowując:

6. W oknie „podpisu” informacje o adresie muszą wskazywać:

stanowisko
Pełne imię i nazwisko

Jak nie popełnić błędu przy wyborze stylu listu?

W korespondencji biznesowej nieustannie musisz dokonać wyboru dotyczącej stylu pisania i tonu komunikacji z adresatem. Jak sucha, formalna oficjalna lub, odwrotnie, żyć, ciepła, ludzka, powinna być Twoja wiadomość?

Osobisty styl w korespondencji biznesowej podkreśla indywidualne cechy osoby, która napisała list
Podczas korzystania z stylu formalnego fakty są prezentowane i na ich podstawie wyciągnięte są odpowiednie wnioski
Styl osobisty obejmuje komunikację autora listu i adresat na równej pozycji
Styl formalny pokazuje wyraźne podporządkowanie i siłę, z jaką czytelnik listu jest zmuszony się liczyć

Aby wybrać odpowiedni styl komunikacji w liście biznesowym, pomyśl:

w jakich kategoriach wagi jesteście
chcesz się zgodzić w dobry sposób lub postawić tempo

Jak przestrzegać wybranego stylu?

Osobisty styl

Obecność zaimków osobowych: ja, my, ty
Na przykład: przepraszam cię i szczerze mam nadzieję, że takie błędy nie będą już powtarzane
Bezpośrednie odwołania i wnioski
Na przykład: proszę, nie zostawiaj swoich osobistych rzeczy bez opieki
Korzystanie z emocjonalnych wyrażeń oceniających: gwiazda młodzieży, ogłuszająca porażka

Oficjalny styl

Zastępowanie zaimków osobowych rzeczowników abstrakcyjnych
Na przykład: administracja kina przynosi szczere przeprosiny za zmianę harmonogramu sesji wieczornych
Zastąpienie osobistych odwołań i wniosków oświadczeniami
Na przykład: nie zostawiaj przedmiotów osobistych bez opieki
Korzystanie z ogólnie zaakceptowanej kancelarii: wnoszę ją do twojej wiedzy, ze względu na fakt, że

Styl formalny jest kategorycznie nie nadaje się, jeśli komponujesz list z listami lub list z literą, to znaczy te litery biznesowe, w których należy wyrazić uczucia. W sytuacji, w której piszesz wartość pytań lub literę, aby lepiej przestrzegać osobistego stylu.

Co to jest list z listami i jak to napisać? Czym różni się od innych rodzajów liter?

Ważne: podczas opracowywania listu skoncentruj uwagę adresata dokładnie na tym, jakich czynności oczekujesz od niego. Wskaż także określone terminy wdrażania określonych zadań.

Szablon szablonu pomoże to poprawnie:

Co to jest litera i jak to napisać?

Istnieją dwa rodzaje liter-wełny:

letter-Otkaz
list z pozytywną odpowiedzią

Przygotowanie obu rodzajów liter ma dwie ogólne zasady (pod warunkiem, że list inicjatywy został poprawnie sporządzony):
1. Słownictwo i obrót mowy listu inicjatyw
2. W tekście litera-odpowiedzi nie powinno być informacji o

data kompilacji listu inicjatywnego
jego problem rejestracyjny

Przykład życzliwej i poprawnej litery z formacji podano poniżej:

Jednak odmowa nie zawsze powinna być miękka. Są sytuacje, w których potrzebny jest ścisły i ścisły styl komunikacji. Poniżej znajduje się szablon liter na wszystkie okazje: od twardego do miękkiego:

List informacyjny: jego różnica od pisania i pisania pism

List informacyjny jest wielofunkcyjny:

raporty (na przykład o zmianie cen w cenach)
informacje (o ponownym wyborze członków Rady Dyrektorów)
powiadomi się (o wysyłce towarów)
deklaruje (o intencjach)
potwierdza (otrzymanie towarów)
przypomina (o wypełnieniu obowiązków podjętych na podstawie umowy)
reklamuje się i informuje (ogólnie o spółce, w szczególności o towarach / usługach)

Być może najbardziej palącym problemem jest pytanie, jak poprawnie skompilować list reklamowy i informacyjny.

Plan listu sprzedaży jest przedstawiony w programie:

Podczas kompilacji listu należy użyć następujących punktów:

Obietnica
Uzasadnienie
Cena problemu
Wezwanie do działania

Zakończony list może wyglądać w następujący sposób:

Jak możesz nie pisać listów biznesowych? Typowe przykłady błędów

1. Brak struktury
2. Obecność w tekście litery slang lub nieformalne słownictwo
3. Niedokładna konstrukcja
4. Obfitość błędów pisowni, syntaktycznych, stylistycznych
5. Brak w liście wiarygodnych faktów, obiektywne informacje
6. Naruszenie podstawowych zasad uprzejmości (szczególnie w literach-Pretens)
7. Zastosowanie nieporęcznych i niezrozumiałych ofert w tekście
8. Brak logiki w prezentacji materiału
9. Brak dekodowania skrótów
10. Ogólne rozmycie tekstu w przypadku jego bezcelowej kompilacji

Co jeszcze musisz wiedzieć o literach biznesowych?

1. W nowoczesnej korespondencji biznesowej stosowana jest metoda struktury blokowej tekstu.
Ta metoda oszczędza czas i wspiera ogólny styl wszelkiej dokumentacji biznesowej. Charakterystyczną cechą metody jest otwarta interpunkcja lub brak punktów/przecinków (na przykład podczas dekorowania list)

2. W przypadku tytułu listu można użyć czcionki bez sadzonek (na przykład Arial). Taka czcionka na podświadomości jest postrzegana jako stabilna i dokładna

3. W głównym tekście należy użyć czcionek z sadzonkami (Times News Roman). Dzięki serifom oczy łatwiej przesuwają się z litery do litery, co sprawia, że \u200b\u200bproces czytania szybciej